Par Laura Putnam, Content Manager, Descartes Systems Group
Avant le coup d’envoi de la conférence annuelle de l’ICPA de cette année, j’ai rencontré un petit groupe de professionnels de la conformité commerciale pour un dîner organisé par Elisabeth Sherrell, directrice de l’engagement des membres de l’ICPA.
Au cours du dîner, il a été discuté de la façon dont il a fallu que les porte-conteneurs s’entassent dans les ports locaux pendant la pandémie pour que les membres de la famille et les amis aient une idée du type de travail qu’ils effectuent en matière de conformité commerciale.
Il en va de même pour l’obtention d’une visibilité au sein du conseil d’administration de l’entreprise sur la conformité commerciale et son rôle dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Mais le problème qui semble être au premier plan des problèmes qui se sont intensifiés est la crainte que l’IA ne finisse par remplacer tous les humains dans le département de conformité commerciale. C’est quelque chose qui a été un sujet de discussion lors de la conférence annuelle de l’ICPA.
Key Takeaways
- Touche humaine dans la conformité commerciale : Malgré les progrès technologiques, l’interaction humaine reste indispensable dans la conformité commerciale. Les relations avec les fournisseurs, la compréhension culturelle et la prise de décision nuancée sont des domaines dans lesquels l’implication humaine est cruciale et ne peut être entièrement remplacée par l’IA ou des solutions automatisées.
- Integration into Business Decision-Making: Trade Compliance shouldn’t be treated as a mere checkbox exercise. Instead, it should be seamlessly integrated into business decision-making processes to ensure that compliance considerations are given due importance.
- Gestion proactive des risques : utilisez les outils et la technologie disponibles pour gérer efficacement les risques liés aux tiers. Cependant, il est essentiel de ne pas s’appuyer uniquement sur la technologie et de rester vigilant aux signes avant-coureurs courants, en proposant des formations si nécessaire.
- Approche personnalisée envers les fournisseurs : reconnaissez que tous les fournisseurs ne sont pas identiques. Développer des relations significatives avec les fournisseurs permet de mieux comprendre leurs opérations, facilitant ainsi une meilleure gestion des risques.
- Conformité au-delà des réglementations : la conformité commerciale s’étend au-delà des exigences légales. Il englobe des considérations telles que le risque commercial, le risque de réputation et le respect des normes ESG. Les entreprises doivent s’assurer que leurs programmes de conformité abordent ces aspects plus larges de manière adéquate.
L’influence de l’IA sur la conformité commerciale
Comme prévu lors de la conférence ICPA, l’IA en tant que solution automatisée a été davantage mise en lumière dans le cadre du volet Solutions innovantes. Le joyau inattendu qui est apparu est la façon dont les réglementations sont désormais structurées de telle manière que l’IA ou d’autres types de solutions automatisées ne peuvent pas tout faire. La conformité commerciale ne consiste pas simplement en un questionnaire programmé pour être soumis électroniquement à un nouveau fournisseur, ou en une compilation de listes de pays/entités qui doivent être examinées par un outil logiciel. Cela nécessite une interaction humaine pour développer des relations significatives avec les fournisseurs et pour construire une culture de conformité au sein d’une organisation.
Les principaux points à retenir pour la partie humaine de la fonction Trade Compliance dans la gestion des risques de la chaîne d’approvisionnement sont résumés dans le tableau ci-dessous.
| Do’s de conformité commerciale | Dont’s de Conformité commerciale |
|---|---|
| Utiliser les outils et la technologie disponibles pour gérer les risques liés aux tiers | Ne vous attendez pas à ce que la technologie puisse tout comprendre. |
| Intégrez la conformité commerciale dans la prise de décision commerciale. | Ne laissez pas la conformité commerciale être une simple case à cocher. |
| Soyez attentif aux avertissements courants et utilisez-les pour contacter et proposer une formation. | Ne collectez pas d’informations et ne les utilisez pas. |
| Développez des relations significatives avec vos fournisseurs. | Ne traitez pas tout le monde de la même manière. |
| Tirez parti du cône de privilège si des problèmes juridiques surviennent au cours d’une enquête interne. | N’attendez pas que le gouvernement découvre des problèmes juridiques et les divulgue. |
Au-delà de la portée de la conformité commerciale
Il existe d’autres types de risques liés au travail avec des tiers qui justifient également un examen et une surveillance. Cela s’ajoute aux risques juridiques qui relèvent de la conformité commerciale, tels que la corruption, les contrôles à l’exportation, le travail forcé dans la chaîne d’approvisionnement et les sanctions. Le risque commercial doit être une considération majeure lors de la sélection des fournisseurs. Un fournisseur doit être qualifié pour effectuer le travail requis et être en mesure de prouver sa longévité pour garantir que le travail sera effectué. Le risque de réputation doit également être pris en compte, car l’embauche d’un tiers peut potentiellement avoir un impact sur les valeurs de la marque et de l’entreprise. L’émergence de l’ESG (Environnement, Social et Gouvernance) a donné cette priorité accrue, car les fournisseurs tiers qui ne répondent pas aux normes ESG telles que reflétées dans les valeurs d’une entreprise et dans la viabilité des allégations marketing peuvent entraîner une baisse de l’activité et/ ou part de marché.
Compte tenu du versement par les lanceurs d’alerte de près de 279 millions de dollars en vertu de la FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) qui a fait la une des journaux en 2023, la corruption est un risque de tiers à traiter que les entreprises ne peuvent pas se permettre de négliger dans leurs programmes de conformité. Les gouvernements étrangers attendent de vous que vous fassiez preuve de diligence raisonnable avant d’embaucher un tiers. Les entreprises doivent évaluer leurs fournisseurs sur la base des exigences réglementaires applicables telles que les lois anti-corruption qui couvrent le paiement de pots-de-vin (directs ou indirects) à des agents publics. Plus il y a de points de contact avec les agences gouvernementales, plus le risque est élevé lorsqu’un tiers contacte le gouvernement en votre nom. En outre, il existe des cas où des tiers sont utilisés pour dissimuler des fautes. Par exemple, un fournisseur peut accorder une remise plus importante sur la vente du produit s’il sait qu’une partie des économies réalisées grâce à la remise sera utilisée pour payer un pot-de-vin.
New Regulations = New Compliance Methods
Le contrôle s’arrête peu de temps après le gel des avoirs, les interdictions de transactions et les interdictions de voyager. Les interdictions de services financiers ne relèvent pas des listes de contrôle ou des restrictions géographiques. Le contrôle de routine à l’aide d’un logiciel de contrôle des parties restreintes peut ne pas prendre en compte les signaux d’alarme ou d’autres facteurs tels qu’un changement de nom, d’emplacement et/ou de propriété et de contrôle de l’entreprise.
Voici quelques conseils de pro (évoqués à l’ICPA) à prendre en compte lors de l’élaboration d’un processus d’évaluation par une tierce partie efficace :
- Suivez les conseils Connaître votre client (KYC) / Connaître votre fournisseur (KYS).
- Vérifiez la propriété et le contrôle selon la règle des 50 % de l’OFAC et les réglementations similaires d’autres juridictions.
- Envisagez de vous abonner à une plateforme complète de sélection de logiciels de gestion des risques tiers.
- Tenez compte des orthographes alternatives, de la possibilité de fautes de frappe et des caractères étrangers.
- Incluez des listes internationales lors de la recherche de parties restreintes.
- Élaborez un protocole indiquant quand demander des informations sur la propriété effective et incluez une question pour sonder qui contrôle les tiers impliqués.
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