Dans un scénario idéal, un appel d’offres pour un logiciel de filtrage des tiers refusés devrait donner lieu à un nombre suffisant de réponses bien pensées que vous pourrez examiner avec votre équipe pour sélectionner le bon fournisseur. Cependant, la procédure traditionnelle de passation de marchés par appel d’offres produit rarement des résultats aussi directs et optimaux.
Souvent, ils ne sont pas assez performants, tant du point de vue de l’acheteur que du point de vue du vendeur qui répond. Les appels d’offres sont souvent fondés sur des hypothèses erronées, les auteurs des appels d’offres croyant que les fournisseurs sont avides de leurs affaires sans définir correctement les résultats souhaités, tandis que les personnes qui répondent aux appels d’offres donnent la priorité au prix le plus bas et minimisent la valeur à apporter.
Les appels d’offres mal structurés sont plus fréquents qu’il n’y paraît. Il n’est pas rare d’entendre parler d’entreprises qui ont demandé de l’aide pour résoudre l’échec de projets de mise en œuvre de logiciels de filtrage des personnes refusées à la suite d’une procédure d’appel d’offres. Compte tenu du rôle important que joue le respect des sanctions dans une organisation, il est essentiel que tout processus d’appel d’offres dans le domaine des logiciels de filtrage des parties refusées soit mené de manière efficace. Les risques sont importants, car l’organisation doit faire face aux conséquences d’un ensemble de services mal adaptés et d’achats de faible valeur qui peuvent entraîner une inefficacité opérationnelle et des violations des sanctions.
Dans cet article, nous vous présentons le processus de création d’un appel d’offres bien structuré et nous vous donnons des conseils pour rédiger un appel d’offres optimisé, axé sur les résultats, pratique et efficace. Nous fournissons également des ressources utiles qui devraient vous permettre de trouver une solution de filtrage des tiers et un fournisseur de premier ordre qui produiront des résultats significatifs conformes aux objectifs de votre entreprise.
Key Takeaways
- Lorsqu’ils sont correctement structurés, les appels d’offres peuvent être un outil précieux pour trouver une solution efficace de filtrage des tiers, mais de nombreux processus d’appels d’offres ne sont pas à la hauteur.
- Ne pas prendre en compte la complexité du contrôle des parties refusées ou de la conformité aux sanctions peut conduire à des solutions inefficaces qui font perdre du temps et des ressources à votre entreprise et la mettent en danger.
- En vous concentrant sur les objectifs commerciaux et les problèmes de conformité que vous souhaitez résoudre, vous serez en mesure de poser les bonnes questions.
- L’évaluation des fournisseurs et l’adoption d’une approche consultative avant d’envoyer des appels d’offres pour des logiciels de filtrage des tiers refusés permettent d’obtenir des réponses mieux qualifiées.
- Tirez parti de l’expertise industrielle et des ressources en connaissances pour mieux définir et identifier la solution dont vous avez besoin.
Les pièges des appels d’offres traditionnels pour les solutions de filtrage des personnes refusées
L’approche traditionnelle de la procédure d’appel d’offres présente un défaut fondamental : elle met l’accent sur les prix et les délais plutôt que sur les résultats commerciaux, ce qui ouvre la voie à un déséquilibre des incitations dès le départ. Ce décalage conduit souvent à des projets de logiciels de conformité aux sanctions qui échouent ou qui sont voués à l’échec.
Figure 1 : Le processus typique d’une demande de proposition
L’une des idées fausses qu’ont les acheteurs est que les fournisseurs réclament leur clientèle et qu’ils ne prennent donc pas le temps de formuler correctement leurs besoins dans les appels d’offres qu’ils préparent. Lorsque vous envoyez des appels d’offres, vous fixez les règles. Toute imprécision donne l’occasion aux fournisseurs de répondre de manière à exploiter des failles qui nécessiteront des ordres de modification ultérieurs ou de proposer des solutions qui entraîneront l’apparition de problèmes après le lancement de la mise en œuvre du logiciel de contrôle des tiers refusés, ce qui se traduira par des délais non respectés, une augmentation des coûts et, parfois, un échec pur et simple.
Voici les 5 principales raisons pour lesquelles un appel d’offres pour un logiciel de filtrage des personnes refusées peut échouer :
- L’étendue et la profondeur des besoins sont inadéquates: L’élaboration d’appels d’offres pour la mise en œuvre d’un logiciel de filtrage des parties refusées est un défi en raison de l’évolution rapide de la nature des sanctions et du paysage de la conformité réglementaire. Votre appel d’offres doit tenir compte du fait que cette volatilité peut vous affecter et, à ce titre, laisser aux fournisseurs potentiels la possibilité de démontrer comment leurs solutions peuvent vous aider à rester en tête des vagues de changements réglementaires. Cependant, la plupart des appels d’offres sont rédigés avec des contrôles stricts sur l’ensemble de la portée du projet, avec très peu de flexibilité. Cela peut vous enfermer dans un contrat où vous obtenez une solution qui ne correspond pas à la réalité de votre environnement professionnel, ou vous êtes bloqué dans la phase de mise en œuvre, ce qui entraîne des dépassements de coûts. En outre, vous ne bénéficiez pas de l’un des principaux avantages offerts par les fournisseurs de services de filtrage de première qualité – la stratégie et l’expertise qui permettent à votre solution de refléter les meilleures pratiques actuelles du secteur et de répondre aux besoins de l’entreprise au fur et à mesure qu’ils se présentent.
- L’accent est mis sur les caractéristiques plutôt que sur les problèmes: Si la technologie qui sous-tend le logiciel de contrôle des tiers est importante, elle ne résout pas à elle seule les problèmes opérationnels ou de conformité et n’est qu’un moyen de faire avancer les choses. Il ne suffit pas de disposer d’une liste de caractéristiques pouvant être cochées dans l’appel d’offres ; vous devez savoir comment leur fonctionnalité sera appliquée pour répondre au mieux à vos besoins spécifiques.
Figure 2 : Caractéristiques d’une solution de filtrage des parties refusées de premier ordre
Si votre appel d’offres est trop axé sur les fonctionnalités, la comparaison des fournisseurs sur la base de ce critère risque de ne pas révéler qui soutiendra efficacement vos principaux objectifs commerciaux.
- Faire du prix le principal critère de sélection: Bien qu’il soit important, pour des raisons budgétaires, d’avoir une idée de ce que pourrait coûter une solution, le fait de faire du prix le principal critère d’évaluation indique aux fournisseurs qu’il s’agit essentiellement d’un appel d’offres, qui invite généralement à répondre par des devis très inférieurs dans l’espoir de remporter le contrat. D’autre part, si le prix est demandé dans un appel d’offres mal défini, les meilleurs fournisseurs répondent rarement à ce type d’appel d’offres, car cela dilue leur différenciation et sape la valeur qu’ils apportent. Compte tenu de l’intensité des ressources et du temps nécessaires pour répondre aux appels d’offres, cette réaction n’est pas surprenante. Lisez cet article pour vous faire une idée de ce que le coût du logiciel de filtrage des tiers pour différentes tailles d’entreprises et différents volumes de filtrage.
- Saper les relations client-fournisseur : Souvent, en raison des contraintes imposées par la procédure d’appel d’offres, l’acheteur potentiel s’abstient d’engager toute forme de conversation avec le vendeur ou d’autoriser un dialogue consultatif. Le client est ainsi privé d’informations précieuses qu’il peut obtenir auprès de fournisseurs expérimentés, en particulier ceux qui se consacrent entièrement à la vérification des parties refusées et à la conformité commerciale. En outre, vous perdez l’occasion d’évaluer des caractéristiques non techniques telles que la réactivité, la fiabilité et la compatibilité.
- Envoi d’appels d’offres à un trop grand nombre de fournisseurs : Un appel d’offres ne doit pas être réalisé en l’ouvrant simplement à un large éventail de fournisseurs et en espérant que seuls quelques-uns, très qualifiés, y répondront. Plus important encore, si votre appel d’offres est publié publiquement, il indique aux prospects qu’il y a de la concurrence, et la concurrence fait ressortir une mentalité de « gagner à tout prix » qui ne joue pas en votre faveur. Dans l’idéal, les demandes ne devraient être envoyées qu’à des fournisseurs de services de filtrage refusés dont vous pouvez imaginer qu’ils vous fourniront des solutions efficaces et avec lesquels vous souhaiteriez réellement vous engager.
Repenser l’approche de l’appel d’offres pour les logiciels de filtrage des personnes refusées
Au lieu des appels d’offres traditionnels, qui sont rédigés dans le vide et pour lesquels le niveau d’expertise nécessaire pour définir les exigences de la solution fait souvent défaut, nous recommandons de se lancer dans cet exercice avec une liste de fournisseurs présélectionnés. Notre longue expérience dans ce domaine nous a montré qu’il est beaucoup plus intéressant d’opter pour une approche plus personnalisée, qui sollicite l’avis d’une poignée d’experts du secteur soigneusement sélectionnés, afin d’obtenir des réponses authentiques de la part de fournisseurs qualifiés.
En suivant les lignes directrices ci-dessous, vous pouvez recadrer votre approche des appels d’offres.
Présélectionner les bons fournisseurs pour les appels d’offres de contrôle des parties refusées
La priorité est d’identifier des partenaires compétents et spécialisés dans le domaine de la conformité, qui comprennent les défis de votre entreprise et démontrent leur compatibilité lors des discussions initiales. Commencez par établir une liste restreinte de moins de 10 fournisseurs de solutions de contrôle des parties refusées dont le travail porte principalement sur les sanctions/la conformité commerciale. Vérifiez également qu’ils ont de l’expérience avec des entreprises de votre secteur et que leur taille est adaptée à vos besoins. Les avis de tiers et les études indépendantes peuvent jouer un rôle crucial dans la découverte de fournisseurs dont les solutions correspondent bien à votre cas d’utilisation spécifique. Les plateformes d’évaluation de logiciels B2B telles que G2 et Capterra offrent des informations précieuses sur les performances, la fiabilité et les caractéristiques des produits d’un fournisseur, ainsi que sur leur adéquation globale aux différents besoins des entreprises. En analysant plusieurs avis, vous pouvez vous inspirer d’exemples concrets et de témoignages de première main sur les points forts et les limites d’un produit et vous faire une idée plus précise de la solution.
Une fois que vous avez dressé votre liste initiale, contactez-les avant d’envoyer l’appel d’offres afin d’établir une relation et de communiquer votre intérêt. Sur la base de ces interactions, réduisez votre liste aux 5 personnes avec lesquelles vous vous sentez le plus à l’aise et qui peuvent répondre à vos besoins. Partagez ensuite l’appel d’offres.
Mettre l’accent sur des critères de sélection fondés sur la valeur
1. Stabilité et performance financière – valider la viabilité du vendeur. Votre fournisseur de solutions de filtrage des tiers refusés est un partenaire que vous souhaitez conserver à long terme. Il est essentiel de s’assurer qu’ils peuvent vous suivre dans ce voyage.
2.Business Focus – le contrôle des parties refusées et la conformité commerciale constituent-ils un axe stratégique central ? Ont-ils consacré suffisamment de ressources à la recherche et au développement pour s’assurer qu’ils innovent en permanence et fournissent des solutions qui s’alignent sur les changements constants dans le domaine de la conformité aux sanctions.
3. Qualité du service et relations avec la clientèle – Si l’on considère plus particulièrement le taux d’attrition de la clientèle, quelle est la durée moyenne des relations avec les clients ? Quelle est la taille et le profil de leur clientèle ? Quel est le sentiment général des utilisateurs actuels ? Regarder les indépendants 3rd les rapports de tiers et les plateformes d’évaluation des utilisateurs telles que Capterra et G2 pour obtenir des informations supplémentaires.
4. Support services – offrent-ils des formations fréquentes et pertinentes ? Disposent-ils de centres de connaissances faciles d’accès, organisent-ils des webinaires périodiques et fournissent-ils des ressources supplémentaires dans le cadre de leur offre de services pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement ?
5. Réputation de l’industrie – L’organisation a-t-elle reçu des récompenses et une reconnaissance de la part de l’industrie dans le domaine de l’inspection filtrage des personnes refusées ?
Consultez cet article pour en savoir plus liste de contrôle sur la manière d’évaluer efficacement les solutions et les fournisseurs potentiels.
Être ouvert à la discussion avec des partenaires vendeurs potentiels
Les partenaires potentiels qui souhaitent répondre à votre appel d’offres vous contacteront très probablement, ce qui permettra d’établir un canal de communication ouvert et d’améliorer la collaboration. Si vous travaillez avec une liste présélectionnée, comme nous l’avons recommandé dans la section ci-dessus, vous n’aurez affaire qu’à une poignée de personnes. Cela prendra beaucoup moins de temps et de ressources que d’avoir à se frayer un chemin parmi des tonnes de réponses à des appels d’offres sous-optimales.
Éviter les directives axées sur le prix
Maintenez les demandes de prix à un niveau d’ordre de grandeur, en particulier si vos besoins essentiels sont encore en cours de détermination. Concentrez-vous plutôt sur la formulation des défis de l’entreprise afin d’engager les fournisseurs dans des discussions significatives. Se faire une idée précise des facteurs qui influencent la fixation des prix et mesurer l’importance de ces facteurs par rapport aux objectifs globaux de l’entreprise.
Figure 3 : Facteurs clés qui influencent le prix des logiciels de filtrage des parties refusées
Pour en savoir plus sur la manière de parvenir à un équilibre efficace entre le coût et la valeur, utilisez notre miniguide de tarification qui explique la pertinence de ces facteurs pour différents types d’organisations.
Concentrez-vous sur l’articulation des défis commerciaux
Votre RFP doit essentiellement être une « demande de solution ». Plutôt que de demander aux fournisseurs potentiels de répondre aux questions uniquement sur les fonctionnalités et les spécifications techniques de leur logiciel de filtrage des parties refusées. Laissez les réponses être orientées vers la manière dont elles peuvent aider votre organisation à atteindre les performances de conformité qu’elle souhaite. Assurez-vous d’identifier les défis qu’il est essentiel que vous puissiez résoudre. Connaître vos objectifs vous permettra d’obtenir de meilleures réponses et d’améliorer vos chances de trouver un partenaire stratégique à long terme. Cela transformera également votre programme de conformité aux sanctions en un levier de croissance.
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons dont les objectifs commerciaux peuvent être atteints avec succès lorsqu’ils sont correctement alignés et soutenus par un programme de filtrage des parties refusées.
1. Augmentez la vitesse des ventes et réduisez les efforts inutiles en sélectionnant de manière proactive les prospects à chaque étape des cycles de vente.
2. Renforcer la résilience et faciliter le processus stratégique en intégrant la sélection des parties refusées dans d’autres fonctions essentielles.
3. Améliorez l’expérience client et évitez les pertes de revenus en augmentant la précision des résultats de contrôle afin de minimiser les faux positifs qui entraînent un retard d’intégration ou un déni de service.
4. Faciliter l’entrée sur de nouveaux marchés et dans des domaines en évolution rapide en clarifiant les attentes en matière de conformité réglementaire.
5. Favoriser la collaboration et prévenir la fragmentation de la culture de conformité au sein de l’organisation. Les fournisseurs doivent être en mesure de démontrer comment leurs plates-formes prennent en charge les flux de travail collaboratifs, l’efficacité opérationnelle et un contrôle de conformité cohérent.
Pour vous aider à rédiger correctement une RFP ou une RFS qui reflète vos objectifs commerciaux, consultez notre populaire guide de l’acheteur pour la sélection des parties refusées..
Répondez à vos besoins en matière de conformité commerciale avec le logiciel de contrôle des parties refusées hautement coté de Descartes
Nous comprenons que le choix du bon logiciel de contrôle des parties refusées ne concerne pas seulement le respect des sanctions, il s’agit également de donner à l’ensemble de l’organisation les moyens de gérer les risques de manière proactive, d’améliorer l’efficacité, de soutenir la croissance de l’entreprise et, en fin de compte, d’atteindre l’excellence en matière de réglementation.
C’est pourquoi l’un des principes fondamentaux de Descartes est de bien comprendre vos objectifs commerciaux afin de garantir que nous fournissons des solutions qui favorisent de véritables partenariats stratégiques et des relations à long terme. Les solutions Descartes Visual Compliance et Descartes MK Denied Party Screening sont flexibles et modulaires, permettant aux organisations de choisir les fonctionnalités et le contenu spécifiques et exacts dont elles ont besoin pour leurs besoins particuliers de conformité et d’évoluer ultérieurement si nécessaire.
Notre logiciel de filtrage des parties refusées a récemment été classé parmi les 50 meilleurs logiciels par G2, une plateforme d’évaluation de logiciels d’entreprise tierce en ligne. Nous étions la seule solution de sélection des partis refusée à figurer dans le top 50. Cette reconnaissance a été largement motivée par les témoignages d’utilisateurs réels et vérifiés du logiciel Descartes Denied Party Screening. Nous avons également été classés leaders sur plusieurs indicateurs de performance clés dans notre catégorie de logiciels, notamment la meilleure convivialité, la configuration la plus simple, la meilleure relation, les meilleurs résultats et l’adoption la plus élevée par les utilisateurs.
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