L’Office of Foreign Assets Control (OFAC) du Département du Trésor a récemment publié une règle provisoire étendant les exigences en matière de tenue de registres afin de s’aligner sur le nouveau délai de prescription de 10 ans. Ce changement entrera en vigueur le 12 mars 2025, ce qui donnera aux organisations le temps de réviser ou de mettre en œuvre les processus de conformité de l’OFAC pour répondre aux nouvelles exigences.

Pour les entreprises qui naviguent dans les méandres du commerce mondial, la mise à jour des délais de prescription et l’allongement des exigences en matière de conservation des documents soulignent le rôle essentiel d’une documentation précise dans les efforts de mise en conformité. Cependant, ces changements augmentent également les responsabilités réglementaires et amplifient le risque d’amendes importantes en cas de non-conformité.

Le respect de ces réglementations est essentiel pour les organisations, car le fait de ne pas réviser et aligner les processus de conservation des documents peut entraîner des sanctions pécuniaires qui, dans certains cas, peuvent être imposées tous les 30 jours pendant toute la période de 10 ans.

Dans cet article, nous allons détailler les nouvelles règles de conservation des documents, souligner les éléments clés qui peuvent avoir un impact sur votre entreprise et fournir des conseils pratiques pour aider votre organisation à s’adapter à ces obligations en constante évolution tout en maintenant des normes de conformité élevées avec l’OFAC.

Key Takeaways

  • Les exigences de l’OFAC en matière de conformité imposent désormais de conserver les relevés de transactions pendant dix ans, ce qui correspond au nouveau délai de prescription pour les violations des sanctions.
  • La sanction pécuniaire pour non-conformité a été ajustée pour inclure des amendes récurrentes pour certaines transactions, qui peuvent s’accumuler tous les 30 jours pendant la période de 10 ans.
  • Il est essentiel de réviser ou de mettre en œuvre des pratiques robustes en matière d’archivage et de gestion des données pour faciliter la mise en conformité avec les règles de l’OFAC et atténuer le risque de sanctions.
  • L’utilisation d’un logiciel de filtrage OFAC avancé, doté de fonctionnalités de reporting et d’historique d’audit, est essentielle pour prévenir les transactions non conformes et garantir que la documentation détaillée est facilement accessible en cas de besoin.

Aperçu des nouvelles exigences de l’OFAC en matière d’archivage

En avril 2024, le président Biden a signé la loi sur la paix par la force au 21e siècle, introduisant des mises à jour significatives des règlements de conformité. Parmi ces changements figure l’extension du délai de prescription pour les violations civiles ou criminelles des sanctions de l’OFAC en vertu de la loi sur le commerce avec l’ennemi (TWEA) ou de la loi sur les pouvoirs économiques en cas d’urgence internationale (IEEPA).

Cette législation fait passer le délai de prescription de 5 à 10 ans, ce qui a incité l’OFAC à publier une règle finale provisoire mettant à jour ses exigences en matière d’archivage pour tenir compte de ce nouveau délai.

Le nouveau règlement exige que chaque organisation conserve pendant dix ans un enregistrement complet et précis de chaque transaction soumise aux sanctions de l’OFAC. Le Règlement sur le contrôle des avoirs cubains (CACR) a également été mis à jour par cette règle pour exiger que les fournisseurs de services, tels que les entreprises de voyage, de transport et de transfert de fonds opérant sous certaines licences générales, conservent les certifications de conformité des clients pendant au moins 10 ans après chaque transaction. Notamment, le nouveau délai de prescription de 10 ans s’applique à toute violation survenue après le 24 avril 2019, et non à la date de promulgation de la loi. Cependant, la règle finale provisoire ne modifie pas les directives d’application de l’OFAC concernant les antécédents en matière de sanctions. Cela signifie que lors de l’évaluation d’une violation potentielle des sanctions, l’OFAC continuera à ne prendre en compte que les transactions effectuées au cours des cinq années précédant la violation. La nouvelle réglementation sur la tenue des registres entrera en vigueur le 12 mars 2025.

Ce que les nouvelles directives de conformité de l’OFAC signifient pour les entreprises

La mise à jour des exigences de l’OFAC en matière d’archivage marque des changements importants pour les entreprises actives dans le commerce mondial. Toutes les organisations, tant étrangères que nationales, soumises aux réglementations de l’OFAC devront adapter leurs processus de conformité commerciale pour respecter le délai plus long, en veillant à ce que les dossiers soient conservés pendant toute la durée de 10 ans.

Selon l’annonce de l’OFAC, « la charge de l’obligation de conservation des documents imposée par cette règle est minime parce que les documents à conserver sont probablement conservés dans le cadre des pratiques commerciales habituelles ». Bien que cela puisse être vrai pour certains, de nombreuses organisations seront confrontées à des défis opérationnels et financiers pour adapter les systèmes de conformité initialement conçus pour une période de conservation de 5 ans.

Il convient de noter que le délai de 10 ans commence « à partir de la date de la transaction [the] « , ce qui signifie que la durée réelle de conservation des documents peut occasionnellement dépasser 10 ans. Pour les biens bloqués, la période de conservation ne commence qu’après le déblocage du bien. Par conséquent, dans certains cas, l’obligation de conservation des documents pour les biens bloqués pourrait effectivement devenir indéfinie.

Vous trouverez ci-dessous les conséquences pour les entreprises des nouvelles exigences de l’OFAC en matière d’archivage :

  • Nécessité accrue d’une tenue précise des registres : L’extension de la période d’archivage nécessite la mise à jour des processus actuels de gestion des données ou la mise en place de nouvelles pratiques. Votre organisation doit être prête à conserver les transactions pertinentes pendant la nouvelle période de 10 ans.
  • Risques accrus de sanctions en cas de non-conformité: Avec plus de temps pour enquêter sur les violations, les entreprises risquent davantage de faire l’objet de mesures d’exécution si les registres sont incomplets ou mal tenus. La pénalité pour dépôt tardif a été augmentée et sera applicable pendant toute la durée de la période de 10 ans. Les lignes directrices relatives à l’application des sanctions économiques sont désormais disponibles :
    • 3 550 $ pour les dépôts tardifs dans les 30 premiers jours
    • 7 104 $ si le dossier est déposé avec plus de 30 jours de retard
    • S’il s’agit d’avoirs bloqués, la pénalité peut s’élever à 1 422 dollars supplémentaires par tranche de 30 jours de retard, avec un délai de prescription pouvant aller jusqu’à 10 ans.
  • Élargissement de la portée des données enregistrées : Les données qui doivent être enregistrées sont désormais un « enregistrement complet et exact de chaque transaction », qui n’est pas affecté par les transactions effectuées en vertu de licences ou autres. Bien que cela ait déjà été considéré comme une bonne pratique, il est désormais essentiel de mettre à jour les processus – de l’exécution des transactions au stockage des enregistrements – afin de s’assurer qu’une quantité substantielle d’informations est capturée avec précision. Il s’agit notamment des enregistrements des transactions, des certifications des clients et des communications relatives à la conformité.
  • Exigences technologiques accrues : Les entreprises peuvent avoir besoin d’investir dans un logiciel de conformité ou de le mettre à jour afin de gérer et de stocker efficacement les documents, d’automatiser le suivi et d’assurer la préparation à l’audit pour le délai prolongé.
  • Une plus grande exposition au risque de violation : L’allongement du délai de prescription a pour effet de doubler la responsabilité d’une transaction risquée. Une seule transaction non conforme peut désormais donner lieu à une violation s’étalant sur une décennie. Il est donc plus important que jamais d’examiner minutieusement les relations d’affaires pour détecter les parties refusées, de mettre en œuvre des processus méticuleux de conformité à l’OFAC, d’établir des pratiques complètes de gestion des données et de procéder à des audits réguliers.
  • Probabilité accrue d’examen réglementaire : De même, étant donné que le délai de prescription pour une transaction donnée est maintenant de dix ans, la probabilité que cette transaction soit examinée de près est beaucoup plus grande que lorsqu’elle était soumise à un délai de cinq ans. De solides pratiques de conformité et de gestion des données de l’OFAC sont essentielles pour assurer le succès durable de votre organisation.
  • Nécessité accrue d’un contrôle juridique et de conformité : Les équipes juridiques et de conformité doivent travailler en étroite collaboration pour interpréter les exigences et assurer une intégration transparente dans les activités de l’entreprise, afin d’éviter les manquements susceptibles d’entraîner des pénalités.

Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à se conformer aux nouvelles réglementations de l’OFAC ?

Les nouvelles exigences de l’OFAC en matière de tenue de registres imposent des mesures de conformité étendues, ce qui peut poser des problèmes aux entreprises. Ces nouveaux changements s’appliquent à toutes les transactions soumises aux sanctions de l’OFAC et prolongent la période pendant laquelle les pénalités peuvent s’accumuler en cas de dépôt tardif des rapports requis. Les implications pour les entreprises mettent en évidence la nécessité d’une approche proactive pour minimiser le risque de violations.

Examinons quelques mesures pratiques que vous pouvez prendre pour adapter les processus et garantir la conformité :

  • Comprendre les nouvelles exigences de l’OFAC

    Mesures à prendre : Familiarisez-vous avec les changements spécifiques décrits dans la règle finale provisoire de l’OFAC, en particulier la période de conservation des enregistrements de 10 ans pour les transactions et les certifications liées aux licences générales.

    Solution: Consultez des avocats ou des conseillers en matière de conformité commerciale pour comprendre comment les changements affectent spécifiquement vos activités.

    • Effectuer une analyse des lacunes dans les pratiques de conformité de l’OFAC

    Mesures à prendre : Évaluez vos pratiques actuelles en matière d’archivage et de conformité afin d’identifier les domaines nécessitant une mise à jour. Déterminez si vos systèmes de conservation des données existants peuvent s’adapter à l’allongement du délai et aux nouveaux champs de données requis.

    Solution: Utilisez un outil d’analyse des écarts pour comparer les pratiques actuelles aux nouvelles exigences de l’OFAC. Certains grands fournisseurs de solutions de conformité OFAC proposent des ressources avec des modèles d’analyse d’écart préétablis et des listes de contrôle personnalisables qui peuvent simplifier le processus. Quelques questions à se poser :

    • Tous les rapports requis sont-ils déposés avec exactitude et dans les délais ?
    • Les données relatives aux transactions sensibles sont-elles suffisamment détaillées ?
    • Le système peut-il conserver des enregistrements pendant une décennie ?
    • Mise à jour des politiques d’archivage

    Action : Combler les lacunes identifiées en adoptant de nouveaux processus ou outils. Définissez clairement les rôles et les responsabilités en ce qui concerne la conservation de documents exacts et complets pendant la période de dix ans. Veillez à ce que les politiques tiennent compte des exigences de conservation indéfinie pour des transactions spécifiques, telles que les biens bloqués.

    Solution: Associez-vous à des experts juridiques et à des fournisseurs de solutions logicielles de conformité commerciale qui associent la technologie à des conseils d’experts pour renforcer votre cadre global de conformité à l’OFAC. La politique doit fournir des conseils sur la manière d’établir un calendrier de conservation des documents, y compris sur la manière d’éliminer/détruire les documents dont la date limite est dépassée.

    • Adoptez un logiciel avancé de conformité commerciale

    Mesures à prendre : Mettez en place ou mettez à jour un logiciel de conformité commerciale capable de stocker les données en toute sécurité pendant de longues périodes, de suivre les calendriers de conservation et de détecter les transactions à risque. Vérifiez que le système dont vous disposez est capable de s’adapter à l’augmentation du volume d’enregistrements.

    Solution: Choisissez un logiciel de conformité commerciale qui centralise la documentation relative à la conformité, automatise la tenue des registres, prend en charge les recherches SDN de l’OFAC et garantit que l’historique des transactions est archivé en toute sécurité pendant la période obligatoire de 10 ans.

    • Assurer une gestion précise et complète des données

    Action : Créer un répertoire numérique centralisé pour les données relatives à la conformité afin de faciliter le stockage et l’extraction.

    Solution: Utilisez des solutions de conformité OFAC qui facilitent l’intégration transparente avec les systèmes ERP, CRM et autres systèmes d’entreprise existants afin de maintenir une trace de données complète et conforme. La solution doit prendre en charge l’exigence de conservation prolongée de 10 ans tout en garantissant l’accessibilité des données lors des audits.

    • Effectuer un contrôle préalable à la transaction (Due Diligence)

    Mesures à prendre : Renforcez les pratiques de diligence raisonnable pour contrôler les clients, les fournisseurs et les partenaires avant d’effectuer des transactions. En outre, examinez les relations avec les tiers pour vous assurer que leurs pratiques en matière de conformité sont conformes à vos politiques actualisées.

    Solution: Déployer des solutions logicielles automatisées de filtrage des parties refusées qui offrent un filtrage complet de l’OFAC par rapport aux listes de sanctions mises à jour, ainsi qu’une évaluation des risques en temps réel et des outils de surveillance des transactions.

    • Automatiser les flux de travail liés à la conformité OFAC et simplifier les processus de reporting

    Action : Remplacez les processus manuels par des flux de travail automatisés afin de garantir une conformité cohérente avec les réglementations de l’OFAC. Donnez la priorité à l’archivage précis et dans les délais de tous les rapports requis.

    La solution: Choisissez des outils qui rationalisent les rapports et intègrent les points de contrôle de la conformité commerciale, tels que le filtrage dynamique des parties refusées et le suivi de la documentation, dans vos processus d’entreprise. Votre logiciel de conformité OFAC doit être en mesure de suivre les délais de soumission des rapports et de définir des alertes en cas de rapports incomplets ou tardifs.

    • Contrôler régulièrement les programmes de conformité de l’OFAC et les soumettre à des tests de résistance

    Mesures à prendre : Planifiez des audits fréquents de vos processus de conformité afin d’évaluer le respect des sanctions et des réglementations de l’OFAC, y compris la mise à jour des politiques de conservation des documents. Documentez les résultats de l’audit en vue d’une amélioration interne et d’une utilisation potentielle lors des examens réglementaires.

    Solution: Tirez parti des solutions de conformité à l’OFAC dotées de fonctions de piste d’audit qui documentent les efforts de conformité. Les outils conçus pour suivre et valider les activités de diligence raisonnable peuvent garantir que les pistes d’audit sont en place, organisées et accessibles.

    • Renforcer la sécurité des données

    Action : Mettez en œuvre des mesures de sécurité des données solides pour protéger les enregistrements contre les violations pendant la période de conservation prolongée.

    Solution: Assurez-vous que le fournisseur de logiciels de conformité commerciale que vous choisissez a mis en place des protocoles solides pour stocker en toute sécurité toutes les données relatives à la conformité, afin d’empêcher tout accès non autorisé ou toute perte.

    • Améliorer la formation des employés sur la tenue des registres

    Mesures à prendre : Formez en permanence vos employés à l’identification des signaux d’alerte dans les transactions et au respect des protocoles de conformité de l’OFAC, en mettant l’accent sur les nouvelles exigences en matière d’archivage. Formez le personnel à la manière de saisir, de stocker et d’extraire efficacement les informations requises.

    Solution: Travaillez avec un fournisseur de solutions qui propose des modules de formation intégrés et de nombreuses ressources gratuites pour que votre équipe soit informée et alignée sur les meilleures pratiques.

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    La mise à jour des exigences de l’OFAC en matière d’archivage constitue un développement essentiel dans le cadre d’une série de changements visant à renforcer l’application des sanctions. Les sanctions pouvant désormais s’étendre sur une décennie, les enjeux de la non-conformité sont plus élevés que jamais.

    Les solutions de conformité OFAC de Descartes sont conçues pour aider les entreprises à faire face à la complexité de la réglementation. Qu’il s’agisse du contrôle automatisé des parties refusées, de la surveillance des transactions, de la gestion sécurisée des enregistrements ou de la création de rapports et d’analyses sophistiqués, nos solutions offrent les outils nécessaires pour rationaliser les processus de conformité commerciale, garantir la précision et réduire le risque de violation.

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