12 étapes pour optimiser votre programme de filtrage des parties refusées

Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, sont confrontées à un énorme fardeau réglementaire et de conformité, sans précédent dans l’histoire.

Pour la plupart d’entre eux, le respect des réglementations en matière de commerce international et la gestion des activités de contrôle des parties refusées s’accompagnent de plusieurs défis. Il s’agit notamment de la mauvaise qualité des données, des grandes quantités d’informations qui doivent être traitées, de la visibilité limitée résultant de processus décousus et cloisonnés, entre autres. La complexité est aggravée par l’émergence constante de nouvelles sanctions et par l’attention accrue portée à la réglementation dans des domaines tels que la loi sur la prévention du travail forcé des Ouïghours (UFLPA), les sanctions contre la Russie, les réglementations relatives aux utilisateurs finaux militaires (MEU), la règle de l’OFAC relative à la propriété de 50 % des sanctions, pour n’en citer que quelques-uns.

Lorsque les activités de conformité sont menées avec des outils et des flux de travail obsolètes, le risque d’une opération de contrôle des parties refusées mal exécutée peut conduire à des violations des sanctions et à leurs coûts associés, notamment des pénalités monétaires élevées, une atteinte à la réputation, des audits non sollicités, des suspensions de licence, voire des fermetures forcées. En outre, les ressources considérables nécessaires à l’exécution manuelle des activités de contrôle font hésiter les dirigeants et les professionnels de la conformité à effectuer certaines tâches, de sorte que leur pratique devient sporadique, ce qui expose l’organisation à un risque encore plus grand.

Dans cet article:

Donner la priorité au contrôle des parties refusées
Connaître son exposition au risque de sanctions
Sélection ou transition vers une solution adaptée aux objectifs
Rationalisez et automatisez les processus de conformité
Garantir la qualité des données
Centraliser la visibilité et l’historique des audits
Intégrer les unités et les processus de l’entreprise
Maintain a Schedule to Frequently Screen for Denied Parties
Suivre l’évolution de la réglementation
Adoptez une stratégie pour réduire continuellement vos taux de faux positifs
Fournir une formation régulière et opportune
S’associer à un fournisseur expérimenté en matière de filtrage des parties refusées

Pour relever ces défis, les organisations doivent maîtriser leur fonction de conformité aux sanctions grâce à la bonne combinaison de processus de filtrage des tiers et de capacités logicielles qui permettent de respecter les obligations réglementaires de manière efficace et efficiente, de protéger l’entreprise de manière globale tout en améliorant l’expérience des clients, et d’apporter de la valeur ajoutée, en particulier en réduisant la charge administrative pour les employés et en diminuant les frictions pour toutes les parties prenantes. Les tactiques traditionnelles sont tout simplement incapables de répondre à ce mandat.

Si vos objectifs de conformité semblent hors de portée ou si vos performances ne semblent pas en phase avec le paysage des menaces, vous trouverez ci-dessous 12 domaines clés pour stimuler l’innovation, améliorer l’efficacité et optimiser votre programme de conformité en matière de sanctions. Vous pouvez également visionner une version résumée dans cette vidéo.

Vidéo : Guide en 12 étapes pour optimiser le filtrage des parties refusées

1. Donner la priorité au contrôle des personnes refusées

Le contrôle des parties refusées aide les organisations à éviter les relations d’affaires interdites. Bien qu’elle ne soit pas légalement obligatoire, l’absence d’un processus de vérification des parties refusées est très mal perçue par les organismes de réglementation et entraîne des sanctions pécuniaires élevées dans le cadre des mesures d’application.

Comment aider votre organisation à faire du contrôle des parties refusées et de la conformité commerciale une priorité :

Choisir un champion de la conformité commerciale: une approche efficace doit être dirigée depuis le sommet. Le champion de la conformité joue un rôle essentiel en donnant le ton dans l’ensemble de l’organisation, en assurant une supervision précieuse et en aidant les employés à disposer de toutes les ressources dont ils ont besoin pour pratiquer le dépistage et d’autres activités de conformité de manière cohérente.
Obtenir l’adhésion des parties prenantes: montrer comment la conformité peut être un catalyseur plutôt qu’un obstacle à l’exercice de leurs responsabilités. Par exemple, les responsables des ventes qui sélectionnent les prospects potentiels dès le départ évitent de gaspiller leurs efforts en poursuivant un prospect à qui ils ne peuvent légalement pas vendre.
Investir dans un logiciel de contrôle des tiers : sans technologie pour simplifier et accélérer les activités de mise en conformité, il peut être difficile de rester en conformité.

2. Connaître l’exposition au risque de sanctions

Envisagez l’exposition de votre organisation au risque de sanctions de la manière la plus large possible afin de vous protéger contre les violations et les risques liés à l’application de la loi.

Comment analyser votre profil de risque et déterminer le qui, le quoi, le où et le quand dans votre processus de filtrage :

Identifier les risques qui existent au sein de votre organisation en comprenant quelles sanctions / réglementations s’appliquent. Parmi les facteurs à prendre en compte figurent votre secteur d’activité, les régions dans lesquelles vous opérez, votre modèle d’entreprise, vos biens/services, la devise dans laquelle vous effectuez vos transactions (par exemple, les entreprises non américaines sont soumises aux sanctions de l’OFAC aux États-Unis si elles effectuent des transactions en USD), la juridiction dans laquelle vous entretenez des relations avec des tiers, y compris avec vos employés.
Classez les risques que vous avez identifiés en fonction de leur probabilité d’occurrence et de la gravité de leur impact sur votre entreprise. Classez-les ensuite par ordre de priorité (élevé, moyen, faible). Cela permettra de déterminer quelles activités et fonctionnalités de conformité sont prioritaires.
Quantifier les lacunes qui peuvent exister dans votre structure administrative pour faciliter l’évasion des sanctions et d’autres activités non conformes qui peuvent permettre aux parties refusées de passer à travers les mailles du filet.

En plus de savoir qui contrôler, quand contrôler, quelles listes de sanctions contrôler, une bonne compréhension de vos vulnérabilités et de vos obligations de conformité vous aidera à mettre en place ou à renforcer votre processus de contrôle des parties refusées. Pour en savoir plus sur les exigences en matière de conformité aux sanctions pour les principaux secteurs d’activité, cliquez ici.

3. Sélection ou transition vers une solution adaptée à l’objectif visé

Disposez d’une liste de contrôle des caractéristiques recommandées par l’industrie et des fonctionnalités qui sont importantes pour votre entreprise. (L’étape 2 ci-dessus vous fournira certaines des réponses dont vous avez besoin).

Comment s’assurer que votre logiciel de sélection des tiers est adapté à votre organisation :

Vérifiez si la solution est configurable : Une solution configurable offre la souplesse nécessaire pour s’adapter à vos besoins en matière de contrôle. Nous avons vu des organisations commencer par un filtrage ad hoc en ligne lorsque leurs volumes de données sont faibles ou que les besoins de filtrage sont peu fréquents, puis progresser vers un filtrage par lots ou en masse ou passer à un filtrage intégré et à un nouveau filtrage automatique en fonction de leur profil de risque.
Accorder de l’importance à la facilité d’utilisation : Des caractéristiques telles que la facilité d’utilisation, la facilité d’adoption et la facilité de mise en place sont essentielles pour garantir que le système soit utilisé par les parties prenantes internes et qu’il permette d’atteindre plus rapidement la valeur ajoutée.
Insister sur la capacité d’adaptation: les réglementations changent et les entreprises évoluent. Demandez à votre fournisseur de vous démontrer la capacité d’adaptation de son logiciel. Vous ne voulez pas d’une solution qui limite vos efforts de diligence raisonnable à l’avenir, qui nécessite l’achat d’un autre logiciel ou qui introduit des processus manuels pour compenser la limitation.

Pour mettre en œuvre avec succès une solution de filtrage des tiers, il est essentiel que votre équipe informatique interne soit impliquée dans le processus dès le début. Il n’est pas rare que des projets de logiciels de conformité déraillent ou soient complètement modifiés parce que les ressources informatiques n’ont pas été impliquées dans les discussions sur la solution dès le départ.

4. Rationaliser et automatiser les processus de conformité

Les erreurs sont endémiques dans les processus manuels et les systèmes existants. L’objectif est de minimiser et de hiérarchiser la participation humaine au contrôle des parties refusées en la limitant à des activités essentielles de haut niveau, telles que l’analyse des informations afin de fournir une vision stratégique et de mener des actions correctives. Celles-ci reposent sur les compétences et l’expertise, plutôt que sur la collecte de données et d’autres tâches banales qui prennent beaucoup de temps et qui constituent une mauvaise utilisation des talents des professionnels de la conformité hautement rémunérés.

Comment rationaliser les activités de dépistage afin de réduire la charge administrative et d’accroître l’efficacité :

Établissez des bases solides en définissant votre flux de travail idéal afin de déterminer ce qui se passe lorsqu’une recherche dans une liste de sanctions aboutit à des correspondances positives ou potentielles. Définir un processus clair d’examen, d’escalade et de suivi.
Documentez les lacunes et les points faibles de vos procédures actuelles. Il ne suffit pas de savoir que le processus est inefficace, vous devez être en mesure d’identifier la cause profonde des problèmes de productivité dans votre programme de conformité. Parlez aux membres de l’équipe qui effectuent ces tâches quotidiennement et prenez note des principales préoccupations/plaintes. Définir et documenter clairement les problèmes existants permet de communiquer l’importance des solutions que vous proposez.
Augmentez votre efficacité en choisissant un logiciel robuste de contrôle des tiers refusés qui offre des fonctions de gestion des flux de travail configurables en fonction de vos processus et qui sont capables de mettre fin à toutes les étapes inutiles qui ralentissent vos processus de mise en conformité.
Une interface utilisateur moderne avec des invites orientées vers l’activité qui facilitent et accélèrent la réalisation des activités de conformité.

5. Data Quality

L’efficacité du contrôle des parties refusées dépend de l’accessibilité, de la fiabilité et de l’exhaustivité des informations. Les erreurs de données et les problèmes de qualité, tels que le manque d’exhaustivité et de cohérence, entraînent la non-conformité et augmentent le coût du contrôle des parties refusées en générant des taux élevés de faux positifs, ainsi qu’en omettant de véritables parties soumises à restriction.

Comment préparer les données de dépistage pour une meilleure précision :

Dédoublonner les données : vos systèmes de gestion doivent fournir un enregistrement complet des entités à contrôler sans que des éléments d’information soient dispersés dans des endroits disparates. Un outil de prévention de la duplication peut s’avérer utile pour résoudre automatiquement ce problème.
Mettre en place des contrôles pour normaliser la manière dont les informations sont enregistrées, comme le prénom / le nom, les dates et les adresses.
Prenez note des retards dans la saisie des données au sein de votre entreprise. Par exemple, existe-t-il un décalage entre le moment où les nouveaux employés sont intégrés et celui où les informations sont disponibles pour le filtrage ?
Évitez autant que possible la saisie manuelle des données dans vos systèmes. Utiliser, dans la mesure du possible, des valeurs générées automatiquement.
Contrôler, nettoyer et valider périodiquement les enregistrements de données. Il est essentiel de mettre en place une stratégie pour gérer les données relatives à l’examen des sanctions provenant de sources internes telles que les informations sur les clients, les données sur les transactions et d’autres informations spécifiques à l’entreprise, ainsi que de sources externes telles que les listes de sanctions, les structures de propriété et les médias défavorables.

6. Centraliser la visibilité et l’historique des audits

Une piste d’audit claire fournit une vue centrale et unifiée de la situation de l’organisation en matière de conformité. En tant que source unique de vérité, il offre une visibilité complète sur les activités de conformité et une preuve vérifiable de vos efforts de diligence raisonnable.

Comment une piste d’audit efficace permet d’améliorer et de démontrer la conformité en temps utile :

Une solution logicielle dotée de fonctions automatisées et configurables pour l’examen, l’élimination ou l’escalade des résultats positifs potentiels améliore la précision et accélère le processus d’examen.
Les rapports exportables et l’analyse des activités de risque et de conformité permettent à la fonction de conformité d’identifier facilement les goulets d’étranglement et de mettre rapidement le doigt sur les inefficacités à corriger.
Un référentiel unique facilite le contrôle des activités de diligence raisonnable dans l’ensemble de l’entreprise, avec un tableau de bord permettant aux dirigeants de prendre des décisions éclairées en matière de conformité.
Une plus grande transparence des processus grâce à des solutions telles que Compliance Manager Workflow. Les organisations disposant d’équipes étendues, géographiquement dispersées et de multiples parties prenantes, peuvent réaliser un filtrage centralisé et cohérent en un seul endroit, avec une visibilité claire sur les personnes qui effectuent le filtrage, l’adjudication et les raisons pour lesquelles une décision a été prise.
L’enregistrement automatisé des détails du dépistage permet de confirmer qu’un dépistage régulier est effectué dans l’ensemble de l’organisation.

7. Intégrer les unités et les processus de l’entreprise

L’intégration du contrôle des tiers dans les processus opérationnels est un excellent moyen de renforcer l’alignement des objectifs de l’entreprise sur ceux d’un programme de conformité. En tant que stratégie d’atténuation des risques, la connexion de toutes les parties de l’entreprise à une plateforme de contrôle des tiers refusés améliore la capacité de l’organisation à identifier de manière proactive les risques de conformité aux sanctions grâce à des processus cohérents et automatisés de reconnaissance, d’examen, de résolution et de reporting. Une récente enquête de Descartes auprès de professionnels de la conformité révèle que 98 % de ceux qui ont intégré le contrôle des tiers dans leurs systèmes d’entreprise ont constaté une réduction des risques, une augmentation de l’efficacité et des gains de temps, et ont obtenu une couverture complète de la conformité grâce à un contrôle cohérent.

Comment renforcer votre infrastructure de conformité grâce à un contrôle intégré des tiers :

Dressez la carte des différents processus où le filtrage doit avoir lieu en fonction de votre goût du risque (voir l’étape 2 ci-dessus pour plus de détails). Les processus d’entreprise typiques qui sont intégrés avec le filtrage des parties refusées comprennent l’accueil des clients, le recrutement, l’exécution des commandes, la facturation, l’expédition et la logistique, l’approvisionnement, etc.
Faites le point sur les systèmes commerciaux que vous avez en place et qui peuvent prendre en charge le contrôle intégré tels que les systèmes CRM, ERP, le commerce électronique, la gestion des visiteurs, etc.
Assurez-vous que votre fournisseur/solution de contrôle des parties refusées est indépendant de la plate-forme, ce qui signifie qu’il a la capacité de s’intégrer à une grande variété de logiciels d’entreprise, depuis des marques populaires comme Salesforce, NetSuite, Oracle, Microsoft Dynamics et SAP jusqu’aux systèmes locaux et même existants.
Filtrez toutes les données historiques. Avant d’activer la solution intégrée, assurez-vous que toutes les données pouvant être présentes dans un ERP, un CRM ou tout autre système d’entreprise préexistant sont réexaminées. Cette base de données d’entités peut avoir été filtrée via un système différent ou n’avoir jamais été filtrée du tout. Mais en effectuant une sélection initiale par lots, il garantit qu’il n’y a pas de véritable écart entre les correspondances potentielles manquantes et les parties refusées. La solution intégrée détectera tout ce qui est nouveau à l’avenir, grâce à une nouvelle sélection automatisée.

8. Maintenir un calendrier pour filtrer fréquemment les parties refusées

Le paysage des sanctions et de la réglementation évolue rapidement, de sorte que le profil de risque de vos clients et contacts peut évoluer. Cela nécessite de mettre en place une fréquence de contrôle adaptée à la volatilité du climat de votre entreprise. Pour optimiser vos efforts de conformité, confirmez que votre solution/fournisseur peut fournir des méthodes de contrôle flexibles qui correspondent à vos besoins.

Comment préparer un calendrier pour la vérification automatisée et récurrente des parties refusées :

Commencez par une table rase. Assurez-vous de pouvoir filtrer tous les clients, contacts et prospects au début d’une relation commerciale. Cela peut nécessiter un filtrage en masse/par lots pour prendre en charge des bases de données entières, que ce soit sur une base historique ou au moment d’une acquisition.
Intégrez vos procédures de sélection des parties refusées à votre processus commercial quotidien afin de filtrer vos clients/contacts dès la phase d’intégration. Le dépistage intégré (dont nous avons discuté à l’étape 7) est particulièrement efficace pour garantir que cela se produit automatiquement.
Disposez d’une solution dotée de fonctionnalités de filtrage dynamique telles qu’elle réanalyse l’intégralité de la base de données à une fréquence qui correspond à votre profil de risque. Un système robuste doit pouvoir fonctionner quotidiennement en arrière-plan, pour garantir que vous êtes toujours conforme.
Les fonctionnalités mobiles doivent faire partie de votre logiciel de contrôle des parties refusées afin que les employés puissent effectuer rapidement un contrôle à la volée sur le terrain, par exemple lors de réunions commerciales, de voyages d’affaires, d’événements et de conférences, ainsi que lors d’opérations logistiques, etc.

9. Tenez-vous au courant des changements réglementaires

Les réglementations et les sanctions sont dynamiques. Ils peuvent changer et évoluer quotidiennement, en particulier dans le contexte géopolitique instable actuel. Si vous disposez d’un logiciel de filtrage des parties refusées, votre fournisseur doit fournir, dans le cadre de son offre, des mises à jour en temps réel des listes de sanctions.

De plus, vous pouvez rester informé de manière proactive des sanctions émergentes et des changements réglementaires en :

Inscrivez-vous aux mises à jour des régulateurs, des organismes de sanction et des agences associées. Les informations sont souvent diffusées via plusieurs canaux, notamment les réseaux sociaux.
L’abonnement payant à un fournisseur de données restreint peut fournir des alertes en temps opportun sur tout ajout, suppression ou modification des listes de sanctions.
Recevez gratuitement des mises à jour de renseignements via votre fournisseur de solution de filtrage des parties refusées. Descartes distribue chaque semaine aux clients des mises à jour réglementaires, de nouveaux régimes de sanctions et des modifications des listes de parties refusées via une newsletter électronique.
Rester au courant des problèmes et des tendances en matière de conformité aux sanctions en lisant des études/publications/articles de l’industrie, en assistant à des conférences et en réseautant avec des professionnels de l’industrie.

Veiller à revoir les processus internes pour assurer le suivi des modifications réglementaires si nécessaire. Recherchez les lacunes potentielles du système actuel qui pourraient ne pas correspondre aux nouvelles exigences. Consultez des experts dans votre domaine, y compris votre fournisseur de filtrage des parties refusées, pour une compréhension claire et une interprétation précise de toute sanction ou réglementation. Les entreprises ont reçu de lourdes amendes pour violations des sanctions résultant de telles erreurs.

10. Adoptez une stratégie pour minimiser continuellement vos taux de faux positifs

Un certain degré de faux positifs est attendu lors du contrôle des parties refusées. Cependant, l’incapacité de les minimiser ou de les gérer correctement menace l’efficacité de votre programme de conformité. Pour améliorer efficacement la précision de votre recherche sur la liste des parties refusées et réduire le taux de faux positifs, vous avez besoin d’une combinaison de données de haute qualité, d’une technologie de filtrage robuste et de connaissances expertes du côté des fournisseurs ainsi que de votre équipe de conformité interne.

Comment préparer une approche de gestion des faux positifs :

Améliorez la qualité de vos données pour en assurer l’exhaustivité, l’exactitude et la pertinence.
Ajustez vos filtres de recherche en fonction de la qualité et de la structure des données que vous examinez.
Prévoyez des tests et un calibrage périodiques du moteur de recherche pour inclure des mises à jour réglementaires ou des changements organisationnels, tels que des acquisitions d’entreprises dans de nouvelles régions.
Comparez le taux de faux appels à celui d’autres organisations de votre secteur.
Faites appel à un fournisseur de filtrage des parties refusées et à une équipe d’experts pour vous aider à affiner votre stratégie.

Nous fournissons ici plus d’informations sur la gestion des faux positifs lors de la sélection des parties refusées.

11. Fournir une formation régulière et opportune

Rester au courant des risques de non-conformité signifie connaître le paysage réglementaire qui s’applique à votre secteur spécifique et les cadres de conformité. Les parties prenantes doivent comprendre les politiques de conformité en place et comment les mettre en œuvre dans leurs activités quotidiennes.

Comment améliorer les connaissances en matière de conformité de votre organisation et tirer le meilleur parti de votre solution de contrôle des parties refusées :

Proposez fréquemment des programmes de formation et de sensibilisation à la conformité, conçus autour de vos politiques et procédures.
Des ressources et des formations supplémentaires doivent être proposées par le fournisseur de logiciel de filtrage des parties refusées que vous sélectionnez. Ils doivent donner des conseils périodiques sur la façon d’utiliser le logiciel, y compris lorsque des mises à niveau/modifications sont apportées aux réglementations, à la technologie de contrôle et aux meilleures pratiques de l’industrie.
Les centres de connaissances, les événements éducatifs et les séminaires faciles d’accès sont un excellent moyen d’aider les employés à continuer à développer leur compréhension des meilleures pratiques en matière de conformité et à voir comment d’autres acteurs du secteur s’acquittent d’obligations réglementaires similaires.

12. Associez-vous à un fournisseur expérimenté de filtrage des parties refusées

Pour que votre processus de filtrage des parties refusées fonctionne de manière optimale, il faut comprendre qu’il nécessite plus que la simple « technologie de filtrage ». Votre partenaire fournisseur joue un rôle central dans le succès de votre programme de conformité. Il est essentiel que vous disposiez d’un fournisseur capable de vous fournir les solutions dont vous avez besoin aujourd’hui et demain. Si vous démarrez votre parcours de conformité pour la première fois, ce fournisseur expérimenté peut être particulièrement utile en travaillant avec vous pour définir votre configuration de contrôle en fonction des meilleures pratiques du secteur et de sa vaste expertise. Et très probablement, ils auront déjà travaillé avec des organisations de votre secteur et, à ce titre, pourront facilement comprendre les besoins de votre entreprise.

D’un autre côté, si vous passez d’un système peu performant à un nouveau système, ils identifieront facilement les erreurs commises dans le passé et vous aideront à renforcer votre programme de conformité à l’avenir.

Comment sélectionner un bon fournisseur de contrôle des parties refusées pour améliorer l’efficacité de vos activités de conformité :

Sachez quels sont les signaux d’alarme à surveiller et à éviter.
Lisez les sites d’avis tiers vérifiés comme G2.
Découvrez comment comparer efficacement les fournisseurs de services de filtrage des parties refusées aux indicateurs importants.
Examinez leur historique pour voir depuis combien de temps ils sont dans l’industrie et s’ils ont été refusés, le contrôle des parties et le respect des sanctions sont au cœur de leur activité.
Confirmez que le fournisseur dispose d’une solide équipe interne composée de professionnels de la conformité et de chercheurs en contenu sur les sanctions mondiales.

La vérification des parties refusées par Descartes peut vous aider à optimiser votre programme de conformité aux sanctions

Ne vous y trompez pas : il est essentiel et urgent de disposer d’un programme de sélection des parties refusées et de mettre en place un processus adéquat dans l’environnement réglementaire actuel. Descartes propose des technologies de filtrage des parties restreintes et de veille commerciale mondiale pour vous aider à atteindre l’excellence des performances que vous envisagez pour votre organisation. Nos vastes connaissances en matière de conformité aux sanctions et notre expertise approfondie du secteur nous permettent de développer, de mettre en œuvre et de gérer des solutions robustes de contrôle des parties refusées qui protègent votre entreprise et soutiennent la croissance.

Les solutions Descartes Visual Compliance et Descartes MK sont flexibles et modulaires, ce qui permet aux entreprises de choisir les fonctionnalités et le contenu spécifiques et exacts dont elles ont besoin pour leurs besoins particuliers en matière de conformité et de les développer ultérieurement en fonction des besoins< Lisez aussi ce que nos clients disent de Descartes Denied Party Screening sur G2 – une plateforme d’évaluation de logiciels d’entreprise tiers en ligne.

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