In einem idealen Szenario sollte eine Angebotsanfrage (RFP) für Software zur Sanktionslistenprüfung genau die richtige Menge an gut durchdachten Antworten ergeben, die Sie mit Ihrem Team prüfen können, um den richtigen Anbieter auszuwählen. Der traditionelle RFP-Beschaffungsprozess führt jedoch nur selten zu solch einfachen und optimalen Ergebnissen.
In vielen Fällen sind sie sowohl aus Sicht des Käufers als auch des antwortenden Anbieters nicht erfolgreich. RFPs basieren oft auf falschen Annahmen. Die Verfasser von RFPs glauben, dass die Anbieter sich um ihr Geschäft bemühen, ohne die gewünschten Ergebnisse richtig zu definieren, während die Antwortenden der RFPs den niedrigsten Preis in den Vordergrund stellen und den zu liefernden Wert untergraben.
Schlecht strukturierte RFPs sind keine Seltenheit. Es ist nicht ungewöhnlich, von Unternehmen zu hören, die Hilfe bei der Lösung von gescheiterten Projekten zur Implementierung von Software zur Überprüfung von verweigerten Parteien gesucht haben, die aus einem RFP-Prozess hervorgegangen sind. In Anbetracht der wichtigen Rolle, die die Einhaltung von Sanktionen in einem Unternehmen spielt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass jeder RFP-Prozess im Bereich der Software zur Überprüfung von verweigerten Parteien effektiv durchgeführt wird. Die Risiken sind beträchtlich, da die Organisation mit den Folgen eines Ensembles von nicht aufeinander abgestimmten Dienstleistungen und geringwertigen Käufen konfrontiert wird, die zu betrieblicher Ineffizienz und Sanktionsverstößen führen können.
In diesem Artikel führen wir Sie durch den Prozess der Erstellung einer gut strukturierten Angebotsanfrage und geben Ihnen Hinweise zur Erstellung einer optimierten, ergebnisorientierten, praktischen und effizienten Ausschreibung. Außerdem stellen wir Ihnen hilfreiche Ressourcen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen sollten, eine erstklassige Lösung für die Sanktionslistenprüfung und einen Anbieter zu finden, der aussagekräftige Ergebnisse liefert, die mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.
Key Takeaways
- Richtig strukturierte Ausschreibungen können ein wertvolles Instrument bei der Suche nach einer effektiven Lösung für das Screening von verweigerten Parteien sein, aber viele Ausschreibungen greifen zu kurz.
- Wenn Sie die Komplexität der Sanktionslistenprüfung oder der Einhaltung von Sanktionen nicht angemessen berücksichtigen, kann dies zu ineffektiven Lösungen führen, die Zeit und Ressourcen verschwenden und Ihr Unternehmen gefährden.
- Wenn Sie sich auf die Geschäftsziele und die Compliance-Herausforderungen konzentrieren, die Sie lösen möchten, können Sie die richtigen Fragen stellen.
- Die Bewertung von Anbietern und ein beratender Ansatz vor der Versendung von RFPs für Software zur Sanktionslistenprüfung führt zu besser qualifizierten Antworten.
- Nutzen Sie Branchenexpertise und Wissensressourcen, um die Lösung, die Sie benötigen, besser zu definieren und zu identifizieren.
Die Fallstricke herkömmlicher RFPs für Sanktionslistenprüfung Lösungen
Ein grundlegender Fehler des traditionellen Ansatzes bei der Angebotsanfrage (RFP) besteht darin, dass der Schwerpunkt auf dem Preis und dem Zeitplan und nicht auf den Geschäftsergebnissen liegt. Dadurch werden von Anfang an falsche Anreize gesetzt. Diese Fehlanpassung führt häufig dazu, dass Softwareprojekte zur Einhaltung von Sanktionen entweder ins Stocken geraten oder ganz scheitern.
Abbildung 1: Der typische Prozess einer Angebotsanfrage
Ein Irrglaube der Einkäufer ist, dass die Anbieter um ihr Geschäft buhlen und sich daher nicht die Zeit nehmen, ihre Bedürfnisse in den von ihnen vorbereiteten Ausschreibungen richtig zu formulieren. Wenn Sie Ausschreibungen verschicken, legen Sie die Regeln fest. Jede Ungenauigkeit bietet Anbietern die Möglichkeit, so zu antworten, dass sie entweder Schlupflöcher ausnutzen, die spätere Änderungsaufträge erforderlich machen, oder Lösungsvorschläge generieren, die dazu führen, dass Probleme erst nach dem Beginn der Implementierung der Software für das Screening von abgelehnten Parteien auftreten, was zu verpassten Fristen, steigenden Kosten und gelegentlich sogar zu Fehlschlägen führt.
Hier sind die 5 wichtigsten Gründe, warum eine Ausschreibung für Sanktionslistenprüfung Software scheitern kann:
- Unzureichende Tiefe und Breite der Anforderungen: Die Ausarbeitung von RFPs für die Implementierung von Sanktionslistenprüfung Software ist eine Herausforderung, da sich die Landschaft der Sanktionen und der Einhaltung von Vorschriften schnell weiterentwickelt. Ihre Ausschreibung sollte die Erwartung widerspiegeln, dass diese Volatilität auch Sie betreffen könnte, und somit potenziellen Anbietern Raum geben, um zu zeigen, wie ihre Lösungen Ihnen helfen können, den Wellen der regulatorischen Veränderungen voraus zu sein. Die meisten Ausschreibungen werden jedoch mit strikten Vorgaben für den gesamten Projektumfang verfasst und bieten nur wenig Flexibilität. Dies kann dazu führen, dass Sie einen Vertrag abschließen, bei dem Sie eine Lösung erhalten, die nicht zur Realität Ihres Geschäftsumfelds passt, oder dass Sie in der Implementierungsphase feststecken und Kostenüberschreitungen in Kauf nehmen müssen. Darüber hinaus entgeht Ihnen einer der größten Vorteile, den erstklassige Anbieter für die Sanktionslistenprüfung bieten: Strategie und Fachwissen, damit Ihre Lösung die aktuellen Best Practices der Branche widerspiegelt und die neuen Geschäftsanforderungen erfüllt.
- Der Fokus liegt auf den Funktionen und nicht auf dem Problem: Die Technologie, die hinter der Software für das Screening von abgelehnten Parteien steht, ist zwar wichtig, aber sie löst allein keine operativen oder Compliance-Probleme und ist lediglich ein Mittel, um Dinge zu erledigen. Es reicht nicht aus, einfach nur eine Liste von Funktionen zu haben, die in der Ausschreibung angekreuzt werden können. Sie müssen wissen, wie die Funktionen eingesetzt werden, um Ihre individuellen Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.
Abbildung 2: Merkmale einer klassenbesten Sanktionslistenprüfung -Lösung
Wenn Sie sich bei Ihrer Ausschreibung zu sehr auf die Funktionen konzentrieren, kann es sein, dass der Vergleich von Anbietern anhand dieser Kennzahl nicht zeigt, wer Ihre wichtigsten Geschäftsziele effektiv unterstützt.
- Die Preisgestaltung zum Hauptauswahlkriterium machen: Zwar ist es aus Budgetgründen wichtig, einen Richtwert für die möglichen Kosten einer Lösung zu haben, aber die Preisgestaltung zum Hauptbewertungskriterium zu machen, signalisiert den Anbietern, dass es sich im Wesentlichen um einen Ausschreibungskampf handelt, der in der Regel zu Antworten mit Angeboten führt, die stark unterboten werden, in der Hoffnung, den Auftrag zu erhalten. Wenn andererseits der Preis in einer unzureichend definierten Ausschreibung gefordert wird, antworten die besten Anbieter nur selten auf solche Ausschreibungen, da dies ihre Differenzierung verwässert und den Wert, den sie bieten, untergräbt. Wenn man bedenkt, wie ressourcen- und zeitintensiv die Beantwortung von RFPs ist, ist diese Reaktion nicht überraschend. Lesen Sie diesen Artikel, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was Software für das Screening von verweigerten Parteien für verschiedene Unternehmensgrößen und Screening-Volumina kostet.
- Untergrabung der Beziehungen zwischen Kunde und Anbieter: Aufgrund der Beschränkungen, die der RFP-Prozess mit sich bringt, unterlässt es der potenzielle Käufer oft, sich mit dem Anbieter in irgendeiner Form zu unterhalten oder einen beratenden Dialog zuzulassen. Dadurch entgehen dem Kunden wertvolle Einblicke, die er von erfahrenen Anbietern erhalten kann, insbesondere von solchen, die sich voll und ganz auf das Screening verweigerter Parteien und die Einhaltung von Handelsbestimmungen konzentrieren. Außerdem verlieren Sie die Möglichkeit, weiche Eigenschaften wie Reaktionsfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Kompatibilität zu beurteilen.
- Senden von RFPs an zu viele Anbieter: Eine Ausschreibung sollte nicht einfach an eine große Anzahl von Anbietern verschickt werden, in der Hoffnung, dass nur einige wenige qualifizierte Anbieter antworten werden. Noch wichtiger ist, dass eine öffentliche Ausschreibung den potenziellen Kunden signalisiert, dass es Wettbewerb gibt, und Wettbewerb führt zu einer Mentalität, die nicht zu Ihren Gunsten ausfällt. Idealerweise sollten Anfragen nur an Anbieter gesendet werden, von denen Sie sich vorstellen können, dass sie Ihnen erfolgreiche Lösungen bieten und mit denen Sie tatsächlich zusammenarbeiten möchten.
Überdenken Sie den RFP-Ansatz für die Sanktionslistenprüfung Software
Anstelle herkömmlicher Ausschreibungen, die in einem Vakuum verfasst werden und bei denen oft das richtige Maß an Fachwissen fehlt, um die Anforderungen an die Lösung zu definieren, empfehlen wir, diese Übung mit einer vorausgewählten Liste von Anbietern zu beginnen. Unsere langjährige Erfahrung in diesem Bereich hat uns gezeigt, dass es weitaus wertvoller ist, sich für einen individuelleren Ansatz zu entscheiden, bei dem eine Handvoll sorgfältig ausgewählter Branchenexperten um Einblicke gebeten wird, damit Sie echte Antworten von qualifizierten Anbietern erhalten.
Anhand der nachstehenden Leitlinien können Sie Ihre Vorgehensweise bei Ausschreibungen neu gestalten.
Vorauswahl der richtigen Anbieter für die Sanktionslistenprüfung RFPs
Priorisieren Sie die Identifizierung von sachkundigen und spezialisierten Compliance-Partnern, die Ihre geschäftlichen Herausforderungen verstehen und bei den ersten Gesprächen ihre Kompatibilität unter Beweis stellen. Beginnen Sie damit, eine Auswahlliste von weniger als 10 Anbietern von Screening-Lösungen für verweigerte Parteien zu erstellen, deren Arbeit sich hauptsächlich auf die Einhaltung von Sanktionen/Handelsbestimmungen bezieht. Achten Sie auch darauf, dass sie Erfahrung mit Unternehmen in Ihrer Branche haben, und prüfen Sie, ob die Größe des Unternehmens für Sie angemessen ist. Bewertungen von Dritten und unabhängige Untersuchungen können eine entscheidende Rolle bei der Suche nach Anbietern spielen, deren Lösungen gut zu Ihrem speziellen Anwendungsfall passen. B2B-Softwarebewertungsplattformen wie G2 und Capterra bieten wertvolle Informationen über die Produktleistung, die Zuverlässigkeit, die Funktionen und die allgemeine Eignung eines Anbieters für verschiedene Geschäftsanforderungen. Durch die Analyse mehrerer Bewertungen können Sie aus realen Beispielen und Berichten aus erster Hand von den Stärken und Grenzen eines Produkts lernen und ein umfassenderes Verständnis der Lösung gewinnen.
Sobald Sie Ihre erste Liste erstellt haben, sprechen Sie sie an, bevor Sie die Ausschreibung versenden, um eine Beziehung aufzubauen und Interesse zu bekunden. Auf der Grundlage dieser Gespräche können Sie Ihre Liste auf die 5 Unternehmen reduzieren, die Ihren Anforderungen entsprechen und mit denen Sie sich am wohlsten fühlen. Schicken Sie dann die RFP ab.
Betonen Sie wertorientierte Auswahlkriterien
1. Stabilität und finanzielle Leistungsfähigkeit – Überprüfen Sie die Rentabilität des Anbieters. Ihr Anbieter von Screening-Lösungen ist ein Partner, an den Sie sich langfristig binden möchten. Es ist wichtig, dass er Sie auf diesem Weg begleiten kann.
2.Geschäftsschwerpunkt – ist das Screening von verweigerten Parteien und die Einhaltung von Handelsbestimmungen ein strategischer Kernpunkt? Hat das Unternehmen genügend Ressourcen für Forschung und Entwicklung bereitgestellt, um sicherzustellen, dass es kontinuierlich innovativ ist und Lösungen anbietet, die mit den sich ständig weiterentwickelnden Veränderungen im Bereich der Einhaltung von Sanktionen übereinstimmen.
3. Servicequalität und Kundenbeziehungen – Schauen Sie sich insbesondere die Kundenabwanderung an, wie lange halten die Kundenbeziehungen im Durchschnitt an? Wie groß ist der Kundenstamm und welches Profil hat er? Wie ist die allgemeine Meinung der bestehenden Kunden? Schauen Sie sich unabhängige Berichtevon Drittanbietern und Benutzerbewertungsplattformen wie Capterra und G2 an, um zusätzliche Informationen zu erhalten.
4. Support-Services – bieten sie regelmäßige und relevante Schulungen an? Verfügen sie über leicht zugängliche Wissenszentren, organisieren sie regelmäßige Webinare und stellen sie zusätzliche Ressourcen als Teil ihres Serviceangebots zur Verfügung, damit Sie das Beste aus Ihrer Investition herausholen können?
5. Reputation in der Branche – Verfügt das Unternehmen über Auszeichnungen und Anerkennungen in der Branche, die für das Screening verweigerter Parteien relevant sind?
In diesem Artikel finden Sie eine detaillierte Checkliste zur effektiven Bewertung von Lösungen und potenziellen Anbietern.
Seien Sie offen für Gespräche mit potenziellen Lieferantenpartnern
Potenzielle Partner, die an einer Antwort auf Ihre Ausschreibung interessiert sind, werden sich höchstwahrscheinlich melden und einen offenen Kommunikationskanal haben, der eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht. Wenn Sie, wie im obigen Abschnitt empfohlen, mit einer vorausgewählten Liste arbeiten, haben Sie es nur mit einer Handvoll von Personen zu tun. Diese werden viel weniger Zeit und Ressourcen benötigen, als wenn Sie sich durch Tonnen von suboptimalen RFP-Antworten wühlen müssten.
Vermeiden Sie preiszentrierte Direktiven
Beschränken Sie Ihre Preisanfragen auf eine „Größenordnung“, insbesondere wenn Ihre Kernanforderungen noch nicht feststehen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, die geschäftlichen Herausforderungen zu formulieren, um die Anbieter in sinnvolle Diskussionen zu verwickeln. Machen Sie sich ein Bild von den Faktoren, die die Preisgestaltung beeinflussen, und messen Sie, wie wichtig diese Faktoren für die allgemeinen Geschäftsziele sind.
Abbildung 3: Schlüsselfaktoren, die den Preis von Sanktionslistenprüfung Software beeinflussen
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie ein effizientes Kosten-Nutzen-Verhältnis erreichen können, nutzen Sie unseren Leitfaden zur Preisgestaltung, in dem die Bedeutung dieser Faktoren für verschiedene Arten von Unternehmen erläutert wird.
Fokus auf die Formulierung geschäftlicher Herausforderungen
Ihr RFP sollte im Wesentlichen eine „Anfrage für eine Lösung“ sein. Lassen Sie potenzielle Anbieter nicht nur Fragen zu den Funktionen und technischen Spezifikationen ihrer Software für die Überprüfung von verweigerten Parteien beantworten. Lassen Sie die Antworten darauf ausgerichtet sein, wie sie Ihrem Unternehmen helfen können, die gewünschte Compliance-Leistung zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Herausforderungen identifizieren, die Sie unbedingt lösen müssen. Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen, erhalten Sie bessere Antworten und haben bessere Chancen, einen langfristigen strategischen Partner zu finden. Außerdem wird dies Ihr Programm zur Einhaltung von Sanktionen in einen Wachstumshebel verwandeln.
Nachfolgend finden Sie einige der Möglichkeiten, wie Unternehmensziele erfolgreich erreicht werden können, wenn sie richtig ausgerichtet sind und durch ein Programm zur Überprüfung von abgelehnten Parteien unterstützt werden.
1. Erhöhen Sie die Verkaufsgeschwindigkeit und reduzieren Sie die Verschwendung von Zeit, indem Sie potenzielle Kunden in jeder Phase des Verkaufszyklus proaktiv prüfen.
2. Stärkung der Widerstandsfähigkeit und Erleichterung strategischer Prozesse durch die Integration des Screenings verweigerter Parteien in andere Kernfunktionen.
3. Verbessern Sie das Kundenerlebnis und verhindern Sie Umsatzeinbußen, indem Sie die Genauigkeit der Screening-Ergebnisse erhöhen, um falsch-positive Ergebnisse zu minimieren, die zu einem verzögerten Onboarding/einer Dienstverweigerung führen.
4. Erleichtern Sie den Eintritt in neue Märkte und sich schnell entwickelnde Bereiche, indem Sie Klarheit über die Erwartungen an die Einhaltung von Vorschriften schaffen.
5. Fördern Sie die Zusammenarbeit und verhindern Sie eine Fragmentierung der Compliance-Kultur im gesamten Unternehmen. Die Anbieter sollten nachweisen können, wie ihre Plattformen kollaborative Arbeitsabläufe, betriebliche Effizienz und ein einheitliches Compliance-Screening unterstützen.
Um Ihnen zu helfen, eine RFP oder RFS zu erstellen, die Ihre Geschäftsziele widerspiegelt, lesen Sie unseren beliebten Einkaufsführer für die Prüfung von verweigerten Parteien.
Erfüllen Sie Ihre Compliance-Anforderungen mit der hoch bewerteten Denied Party Screening Software von Descartes
Wir wissen, dass es bei der Auswahl der richtigen Software für das Screening von Drittanbietern nicht nur um die Einhaltung von Sanktionen geht, sondern darum, das gesamte Unternehmen in die Lage zu versetzen, Risiken proaktiv zu managen, die Effizienz zu steigern, das Unternehmenswachstum zu unterstützen und letztendlich die Einhaltung von Vorschriften zu erreichen.
Deshalb ist es einer der wichtigsten Grundsätze bei Descartes, Ihre Geschäftsziele genau zu verstehen, um sicherzustellen, dass wir Lösungen anbieten, die echte strategische Partnerschaften und langfristige Beziehungen fördern. Die Lösungen Descartes Visual Compliance und Descartes MK Denied Party Screening sind flexibel und modular aufgebaut, so dass Unternehmen die spezifischen und genauen Funktionen und Inhalte auswählen können, die sie für ihre speziellen Compliance-Anforderungen benötigen, und diese später bei Bedarf erweitern können.
Unsere Sanktionslistenprüfung Software wurde kürzlich von G2, einer Online-Plattform zur Bewertung von Unternehmenssoftware, unter den Top 50 der besten Software aufgeführt. Wir waren die einzige Lösung für die Sanktionslistenprüfung, die es in die Top-50-Liste geschafft hat. Ausschlaggebend für diese Anerkennung waren vor allem die Erfahrungsberichte echter und verifizierter Benutzer der Descartes Sanktionslistenprüfung Software. Außerdem wurden wir in unserer Software-Kategorie als führend in mehreren wichtigen Leistungskriterien bewertet, darunter Beste Benutzerfreundlichkeit, Einfachste Einrichtung, Beste Beziehung, Beste Ergebnisse und Höchste Benutzerakzeptanz.
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