Wie Sie die beste Denied Party Screening Software identifizieren

Von Jackson Wood, Direktor, Branchenstrategie, Global Trade Intelligence, Descartes Systems Group

Die globalen Unternehmen von heute stehen unter dem Druck, Wachstum zu erzielen und gleichzeitig erhebliche politische und regulatorische Herausforderungen zu bewältigen.

Ein Kernelement der Einhaltung der zunehmenden Sanktionen und Beschränkungen für Dritte ist die Durchführung solider Due-Diligence-Aktivitäten.

Zu dieser Sorgfaltspflicht gehört auch, dass Ihr Unternehmen täglich mit Interessenten, Kunden, Lieferanten, Wiederverkäufern, Logistikanbietern und anderen wichtigen Geschäftspartnern in Kontakt tritt. Diese Aufgabe erstreckt sich sogar auf die Überprüfung neuer Mitarbeiter, Auftragnehmer und Besucher in Ihren Büros und Einrichtungen, um sicherzustellen, dass keine potenziellen Lücken übersehen werden. Um dies effektiv zu tun, sind moderne Lösungen erforderlich, die diesen komplexen Prozess rationalisieren und vereinfachen können. Aber wie bestimmen Sie die beste Lösung für das Screening von verweigerten Parteien für Ihr Unternehmen?

Dieser Artikel konzentriert sich speziell auf die Suche nach Software für das Screening von Drittanbietern und geht davon aus, dass die üblichen Schritte für die Beschaffung oder das Outsourcing unternommen werden, einschließlich einer klaren Zielsetzung, der Erstellung einer Liste von Softwareanforderungen und Gesprächen mit mindestens drei Anbietern, unter anderem.

Im Folgenden finden Sie 6 Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Bewertung von Technologielösungen für das Screening von Drittanbietern im Hinblick auf die Implementierung einer Best-in-Class-Lösung für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.

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6 Überlegungen zur Auswahl der besten Softwarelösung für das Denied Party Screening

EINS: Unternehmensgröße und Stabilität eines Softwareanbieters für das Sanktionsscreening

Compliance-Screening-Lösungen zur Identifizierung und Entfernung von verweigerten, gesperrten, ausgeschlossenen, sanktionierten und anderen eingeschränkten Personen und Parteien aus Ihrem Unternehmen, Ihren Netzwerken und Lieferketten sind in der heutigen unbeständigen geopolitischen und regulatorischen Umgebung von entscheidender Bedeutung.

Die Technologie ist wichtig, aber noch wichtiger sind die Menschen, die mit Ihnen an der Schulung, der Implementierung und der laufenden Unterstützung arbeiten. Die Wahl eines Anbieters, der in der Lage und bereit ist, langfristige strategische Beziehungen zu Kunden aufzubauen und aufrechtzuerhalten, ist ein wesentliches Element, um Ihr Unternehmen vor Verstößen zu schützen.

TIPP: Halten Sie Ausschau nach Anbietern von Screening-Dienstleistungen für verweigerte Parteien, die seit langem Lösungen zur Einhaltung von Vorschriften als Teil ihres Kerngeschäfts anbieten. Achten Sie auch auf Unternehmen, die wirklich weltweit tätig sind und über einen umfangreichen Kundenstamm verfügen. Dieser Punkt darf nicht unterschätzt werden, da Unternehmen mit einer globalen Präsenz am besten in der Lage sind, aktuelle Compliance-Inhalte – wie z. B. OFAC-Sanktionslisten – bereitzustellen, was ein größeres Wachstumspotenzial ermöglicht.

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ZWEI: Denied Party Screening Software mit einer modernen und intuitiven Benutzeroberfläche

Lösungen zur Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften sind nur so gut wie ihre Benutzerfreundlichkeit. Verstöße können nicht verhindert werden, wenn die Menschen die Lösung nicht nutzen – oder es schwierig finden, – sie zu nutzen.

Achten Sie darauf, dass Sie bei Ihrer Bewertung auch die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen und fragen Sie nach der Anzahl der Kunden/Nutzer des Anbieters, nach der Kundenzufriedenheit und der allgemeinen Kundenbindungsrate. So erhalten Sie einen guten Einblick in das Durchhaltevermögen einer potenziellen Lösung.

Achten Sie auch auf On-Demand-Schulungsressourcen wie Videos und häufig gestellte Fragen (FAQs), die sicherstellen, dass Ihre Benutzer bei Bedarf jederzeit auf Hilfe zurückgreifen können.

TIPP: Um die beste Screening-Software für verweigerte Parteien zu ermitteln, besuchen Sie G2, Capterra und andere seriöse Software-Vergleichsseiten, um die Stärken und Schwächen eines Anbieters gegenüber einem anderen zu bewerten. Zu den Kriterien dieser Bewertungsportale gehören Benutzerfreundlichkeit, Qualität des Kundendienstes und des Supports, Preis-Leistungs-Verhältnis und Weiterempfehlungsbereitschaft sowie eine Auflistung der wichtigsten Funktionen und eine Gesamtbewertung.

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DREI: Ausgefeilte Suchabstimmungsfunktionen zur Verringerung von Fehlalarmen

Die riesige Menge der zu überprüfenden Listen mit abgelehnten Parteien kann zu erheblichen Problemen in Form von „falsch-positiven“ Ergebnissen führen. Dies sind Treffer, die legitim erscheinen, aber bei näherer Betrachtung kein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen.

Die Unfähigkeit, Falschmeldungen zu minimieren, führt dazu, dass die Compliance-Teams immer wieder dieselben Treffer überprüfen müssen, die auf andere Weise gehandhabt werden könnten. Dies führt zu Effizienz- und Produktivitätseinbußen und, was am schlimmsten ist, zu verlängerten Verkaufszyklen bzw. verzögerten Geschäftsprozessen.

TIPP: Achten Sie auf erstklassige Denied-Party-Screening-Lösungen mit Multi-Faktor-Suchalgorithmen und Konfigurationsoptionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Screening-Aktivitäten zu verfeinern und zu fokussieren und so falsch-positive Ergebnisse zu minimieren, ohne potenziell legitime Treffer zu übersehen. Achten Sie auch auf die Möglichkeit, die Sucheinstellungen auf der Grundlage von Benutzerprofilen/Unternehmensbereichen & Standorten/etc. anzupassen, damit Sie auf der Grundlage der einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens möglichst effektiv und effizient suchen können.

Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter, für den Sie sich letztendlich entscheiden, über einen erstklassigen Kundendienst verfügt, der Ihr Unternehmen kennenlernt, um die Nutzung der Software zu optimieren – von der Einarbeitung und Schulung bis hin zur Bereitstellung regelmäßiger Updates und der Empfehlung, welche Listen Sie überprüfen müssen und welche nicht. Weitere Informationen finden Sie in diesem Leitfaden zum effektiven Umgang mit Fehlalarmen bei der Prüfung von abgelehnten Parteien.

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VIER: Denied Party Screening Software mit zuverlässigen Bewertungs- und Audit-Funktionen

Die Fähigkeit, potenzielle Screening-Treffer zu überprüfen, zu bearbeiten und zu eskalieren, ist ein wesentliches Element einer effektiven Screening-Lösung.

Zu wissen, was zu tun ist, und über die nötigen Verfahren zu verfügen, um mit einem Treffer umzugehen, ist ein entscheidender Teil des Compliance-Prozesses. Und die besten Anbieter sollten das Know-how und die Lösungen bereithalten und Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie sie benötigen.

TIPP: Die besten Softwarelösungen für das Screening von Drittanbietern bieten spezielle Funktionen, die es Benutzern und Entscheidungsträgern ermöglichen, auf kritische Informationen zu Treffern / potenziellen Treffern zuzugreifen und diese zu bewerten, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, falls weitere Informationen/Einblicke benötigt werden, und Entscheidungskriterien für eine bestimmte Transaktion zu erfassen.

Von entscheidender Bedeutung ist auch, dass die Lösung einen vollständigen Prüfpfad für alle Screening-Transaktionen UND Entscheidungen zu Treffern/potentiellen Treffern bietet, der im Falle eines Compliance-Audits von Nutzen ist.

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FÜNF: Flexible Integration des Denied Party Screening und Automatisierungsoptionen

Die Möglichkeit, Transaktionen zur Überprüfung von verweigerten Parteien so zu automatisieren, dass sie innerhalb von Unternehmenssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und eCommerce-Plattformen stattfinden, ist eine hervorragende Möglichkeit, das Risiko der Einhaltung von Vorschriften zu verringern und gleichzeitig die Produktivität des Unternehmens zu steigern.

Der Hauptvorteil der Integration und Automatisierung ist die konsistente und einheitliche Anwendung der Compliance-Prozesse, wodurch die Gefahr menschlicher Fehler stark reduziert wird. Das gibt Ihnen Sicherheit und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre wichtigsten Geschäftsziele zu konzentrieren.

TIPP: Suchen Sie nach einer Screening-Lösung für Drittanbieter, die über bewährte Integrationsfähigkeiten verfügt (viele Kunden verwenden viele verschiedene Systeme) sowie über ein verbundenes Modul zur Entscheidungsunterstützung und Prüfung, mit dem Treffer/potentielle Treffer überprüft, bearbeitet und automatisch gespeichert werden können.

Prüfen Sie auch den Implementierungsansatz des potenziellen Anbieters, um sicherzustellen, dass er die Fähigkeit und Kapazität hat, mit Ihrem internen IT-Team zusammenzuarbeiten, um eine erfolgreiche Lösung zu liefern.

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SECHS: Erstklassiger Kundendienst und Support

Ich habe diesen Faktor bereits angesprochen (siehe Punkt 3). Ein professioneller Kundenservice und -support ist eine wichtige Komponente, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihre Compliance-Prozesse ordnungsgemäß eingerichtet sind und optimal ablaufen. Wie bereits erwähnt, handelt es sich hierbei um Fachleute, die nicht nur ihre Lösungen in- und auswendig kennen und über Expertenwissen zu den Anforderungen an die Prüfung von abgelehnten Parteien verfügen, sondern auch die Leidenschaft mitbringen, Ihr Unternehmen kennenzulernen und Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus Ihrem Software-Abonnement für die Prüfung von abgelehnten Parteien herauszuholen.

TIPP: Suchen Sie nach Anbietern, die über umfassende Support-Teams verfügen, um Ihnen bei der Einrichtung Ihrer Compliance-Struktur zu helfen, auftretende Fragen zu beantworten und bei Bedarf allgemeinen Support einschließlich Schulungen anzubieten. Stellen Sie vor allem sicher, dass Ihnen ein engagierter Kundenbetreuer zugewiesen wird, der Ihnen zeitnah antwortet.

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Die beste Lösung für das Denied Party Screening ist die, die Ihre Compliance-Anforderungen abdeckt

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen bei der Suche und Auswahl des besten Anbieters von Softwarelösungen für das Screening von Drittanbietern für Ihre Compliance-Anforderungen hilfreich sind. Auf dem Markt gibt es einige solide technologische Optionen, aber es gibt auch solche, die Ihre Compliance-Verpflichtungen nur teilweise abdecken können.

Die Auswahl der klassenbesten Lösung wird Ihnen zweifellos dabei helfen, die Screening-Regeln und -Vorschriften einzuhalten. Neben der Vereinfachung der Einhaltung von Vorschriften tragen sie aber auch zum Unternehmenswachstum bei.

Descartes Denied Party Screening bietet eine Reihe erstklassiger Denied-Party-Screening-Softwarelösungen, die Unternehmen auf der ganzen Welt dabei helfen, die höchsten Standards für die Einhaltung von Exportvorschriften zu erfüllen und gleichzeitig das Risiko negativer Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis zu verringern.

Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort: Lesen Sie, was Nutzer über unsere Lösungen für das Screening erfolgloser Bewerber sagen. Für weitere Informationen, einschließlich einer Demo und einer Testversion, wenden Sie sich bitte direkt an mich oder kontaktieren Sie uns.