Von Laura Putnam, Content Manager, Descartes Systems Group
Vor dem Start der diesjährigen ICPA-Jahreskonferenz traf ich mich mit einer kleinen Gruppe von Fachleuten für Handelscompliance bei einem Abendessen, das von Elisabeth Sherrell, ICPA-Direktorin für Mitgliederengagement, organisiert wurde.
Beim Abendessen wurde darüber gesprochen, dass erst die sich während der Pandemie in den örtlichen Häfen stauenden Containerschiffe es ermöglichten, dass Familienmitglieder und Freunde eine Ahnung davon bekamen, welche Arbeit sie im Bereich Trade Compliance leisten.
Dasselbe gilt für die Sichtbarkeit der Trade Compliance und ihrer Rolle im Lieferkettenmanagement in den Vorstandsetagen der Unternehmen.
Aber der Kampf, der im Vordergrund der verschärften Probleme zu stehen scheint, ist die Angst, dass KI irgendwann alle Menschen in der Handelscompliance-Abteilung ersetzen wird. Dies war ein Diskussionsthema auf der ICPA-Jahreskonferenz.
Key Takeaways
- Menschlicher Kontakt bei der Einhaltung von Handelsvorschriften: Trotz technologischer Fortschritte bleibt die menschliche Interaktion bei der Einhaltung von Handelsvorschriften unverzichtbar. Beziehungen zu Lieferanten, kulturelles Verständnis und differenzierte Entscheidungsfindung sind Bereiche, in denen menschliches Engagement von entscheidender Bedeutung ist und nicht vollständig durch KI oder automatisierte Lösungen ersetzt werden kann.
- Integration in geschäftliche Entscheidungsprozesse: Handels-Compliance sollte nicht als bloße Kontrollkästchenübung behandelt werden. Stattdessen sollte sie nahtlos in geschäftliche Entscheidungsprozesse integriert werden, um sicherzustellen, dass Compliance-Überlegungen die gebührende Bedeutung beigemessen wird.
- Proaktives Risikomanagement: Nutzen Sie verfügbare Tools und Technologien, um Risiken durch Drittanbieter effektiv zu managen. Es ist jedoch wichtig, sich nicht ausschließlich auf die Technologie zu verlassen und auf gängige Warnsignale zu achten und bei Bedarf Schulungen anzubieten.
- Individueller Ansatz für Lieferanten: Bedenken Sie, dass nicht alle Lieferanten gleich sind. Der Aufbau sinnvoller Beziehungen zu Lieferanten ermöglicht ein tieferes Verständnis ihrer Betriebsabläufe und ermöglicht so ein besseres Risikomanagement.
- Compliance über Vorschriften hinaus: Handels-Compliance geht über gesetzliche Anforderungen hinaus. Sie umfasst Aspekte wie Handelsrisiken, Reputationsrisiken und die Einhaltung von ESG-Standards. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Compliance-Programme diese umfassenderen Aspekte angemessen berücksichtigen.
Der Einfluss von KI auf die Handelscompliance
Wie erwartet wurde auf der ICPA-Konferenz im Rahmen des Schwerpunkts „Innovative Solutions“ KI als automatisierte Lösung stärker in den Mittelpunkt gerückt. Das unerwartete Juwel dabei war, dass die Vorschriften inzwischen so strukturiert sind, dass KI oder andere Arten automatisierter Lösungen unmöglich alles leisten können. Handelskonformität besteht nicht nur aus einem Fragebogen, der so programmiert ist, dass er elektronisch an einen neuen Lieferanten übermittelt werden muss, oder aus einer Zusammenstellung von Länder-/Unternehmenslisten, die von einem Softwaretool überprüft werden müssen. Es bedarf menschlicher Interaktion, um sinnvolle Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und eine Kultur der Konformität innerhalb einer Organisation zu etablieren.
Die wichtigsten Erkenntnisse zum menschlichen Aspekt der Trade-Compliance-Funktion im Lieferketten-Risikomanagement sind in der folgenden Tabelle zusammengefasst.
| Handels-Compliance-Do’s | Handels-Compliance-Don’ts |
|---|---|
| Nutzen Sie die verfügbaren Tools und Technologien, um das Risiko von Drittanbietern zu verwalten | Erwarten Sie nicht, dass die Technologie alles erfasst. |
| Integrieren Sie die Handels-Compliance in die geschäftliche Entscheidungsfindung. | Lassen Sie nicht zu, dass die Einhaltung der Handelsvorschriften bloß ein weiteres abzuhakendes Kästchen ist. |
| Achten Sie auf häufige Warnungen und nutzen Sie diese, um Schulungen anzubieten. | Sammeln Sie keine Informationen, ohne sie ungenutzt zu lassen. |
| Bauen Sie sinnvolle Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf. | Behandeln Sie nicht alle gleich. |
| Nutzen Sie Ihre Privilegien, wenn während einer internen Untersuchung rechtliche Probleme auftauchen. | Warten Sie nicht darauf, dass die Regierung rechtliche Probleme erkennt und offenlegt. |
Über den Rahmen der Handelskonformität hinaus
Die Zusammenarbeit mit Drittparteien birgt noch weitere Risiken, die ebenfalls überprüft und überwacht werden müssen. Dazu kommen die rechtlichen Risiken, die unter die Handelskonformität fallen, wie Korruption, Exportkontrollen, Zwangsarbeit in der Lieferkette und Sanktionen. Kommerzielle Risiken sollten bei der Überprüfung von Lieferanten oberste Priorität haben. Ein Lieferant muss für die erforderliche Arbeit qualifiziert sein und seine langjährige Zusammenarbeit nachweisen können, um sicherzustellen, dass die Arbeit auch wirklich erledigt wird. Auch das Reputationsrisiko muss berücksichtigt werden, da die Beauftragung einer Drittpartei möglicherweise Auswirkungen auf die Marken- und Unternehmenswerte haben kann. Mit der Entstehung von ESG (Environment, Social and Governance) hat dies eine erhöhte Priorität erhalten, da Drittparteien, die die ESG-Standards, die sich in den Werten eines Unternehmens und in der Durchführbarkeit von Marketingaussagen widerspiegeln, nicht erfüllen, zu einem Rückgang des Geschäfts und/oder Marktanteils führen können.
Angesichts der schlagzeilenträchtigen Entschädigungszahlungen an Whistleblower im Jahr 2023 in Höhe von fast 279 Millionen US-Dollar nach dem FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) ist Korruption ein Drittparteienrisiko, das Unternehmen in ihren Compliance-Programmen nicht vernachlässigen dürfen. Ausländische Regierungen erwarten von Ihnen, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, bevor Sie einen Dritten beauftragen. Unternehmen müssen ihre Lieferanten anhand der geltenden gesetzlichen Anforderungen bewerten, beispielsweise der Antikorruptionsgesetze, die die Zahlung von Bestechungsgeldern (direkt oder indirekt) an Amtsträger abdecken. Je mehr Berührungspunkte mit Regierungsbehörden bestehen, desto höher ist das Risiko, wenn ein Dritter in Ihrem Namen mit der Regierung Kontakt aufnimmt. Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen Dritte eingesetzt werden, um Fehlverhalten zu vertuschen. Beispielsweise kann ein Lieferant beim Verkauf eines Produkts einen höheren Rabatt gewähren, wenn er weiß, dass ein Teil der Ersparnis durch den Rabatt für eine Bestechungszahlung verwendet wird.
Neue Vorschriften = Neue Compliance-Methoden
Die Überprüfung endet unmittelbar nach dem Einfrieren von Vermögenswerten/Handelsverboten und Reiseverboten. Verbote von Finanzdienstleistungen stehen nicht auf Überprüfungslisten oder geographisch bedingten Beschränkungen. Bei routinemäßigen Überprüfungen mithilfe von Software zur Überprüfung eingeschränkter Parteien werden möglicherweise keine Warnsignale oder andere Faktoren wie eine Änderung des Firmennamens, des Standorts und/oder der Eigentümerschaft und Kontrolle berücksichtigt.
Hier sind einige Profi-Tipps (erstellt bei ICPA), die Sie bei der Entwicklung eines effektiven Evaluierungsprozesses durch Dritte berücksichtigen sollten:
- Befolgen Sie die Know Your Customer (KYC)-/Know Your Supplier (KYS)-Richtlinien.
- Überprüfen Sie Eigentums- und Kontrollverhältnisse gemäß der 50-%-Regelung des OFAC und ähnlichen Bestimmungen anderer Rechtsgebiete.
- Erwägen Sie das Abonnement einer umfassenden Screening-Plattform für Risikomanagement-Software von Drittanbietern.
- Berücksichtigen Sie alternative Schreibweisen, die Möglichkeit von Tippfehlern und Fremdzeichen.
- Schließen Sie bei der Suche nach eingeschränkten Parteien internationale Listen ein.
- Entwickeln Sie ein Protokoll dafür, wann Informationen zum wirtschaftlichen Eigentümer angefordert werden sollen, und fügen Sie eine Frage ein, um herauszufinden, wer die Kontrolle über etwaige beteiligte Drittparteien hat.
Descartes Visual Compliance ermöglicht umfassendes Third-Party Risk Management
Die Visual Compliance-Plattform von Descartes wurde entwickelt, um Unternehmen jeder Größe dabei zu unterstützen, lokale und internationale Listen sanktionierter und verbotener Parteien abzugleichen und so zu verhindern, dass Ihnen Bußgelder, Strafen oder Reputationsschäden entstehen.
Unsere Plattform nutzt unsere Business-Intelligence-Funktionen, um neue und bestehende Partner, Klienten oder Kunden schnell auf bekannte abgelehnte Parteien zu überprüfen. Es entstehen ständig neue Sanktionen – dementsprechend werden unsere Compliance-Datensätze nahezu in Echtzeit aktualisiert, um Unternehmen dabei zu helfen, die kontinuierliche Compliance aufrechtzuerhalten und kostspielige Konsequenzen zu vermeiden.
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