Für Fachleute aus den Bereichen Export, Handel und Finanzen (OFAC) ist die Sanktionslistenprüfung – auch bekannt als Denied Party Screening, SDN Screening und Sanctions Screening – eine Selbstverständlichkeit.
Wenn Sie jedoch nicht gerade die Einhaltung der Exportbestimmungen atmen, essen und schlafen, herrscht oft Verwirrung über die grundlegenden Prinzipien der Sanktionslistenprüfung- einschließlich der Fragen „Warum überprüfen wir?“, „Wen überprüfen wir?“ und „Wie sieht unser Prüfverfahren aus?“.
In der zweiteiligen Serie „An Introduction to Restricted Party Screening 101“ (Einführung in die Sanktionslistenprüfung101) erörtern wir einige der wichtigsten Aspekte des Screenings von eingeschränkten Parteien für diejenigen, die gerade erst anfangen, und fügen einige kurze Geschichten aus unseren eigenen Erfahrungen mit den guten Menschen hinzu, die in diesem obligatorischen Bereich der Einhaltung von Export-, Handels- und Finanzvorschriften tätig sind.
Einführung in die Sanktionslistenprüfung
Fangen wir am Anfang an: Warum muss eine Organisation nach eingeschränkten Parteien suchen?
Um es einfach auszudrücken: Es gibt Leute da draußen, von denen die amerikanische und internationale Regierung nicht möchte, dass Sie mit ihnen Geschäfte machen, und zwar aus einer Vielzahl von Gründen. Wenn Sie mit diesen Leuten Geschäfte machen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Regierung an Ihre Tür klopft. Wenn sich herausstellt, dass ein Unternehmen gegen die Vorschriften verstößt, kann es mit Bußgeldern, Strafen, der Verweigerung von Exportprivilegien und sogar mit negativer Berichterstattung in den Medien konfrontiert werden.
Denied Party Screening, Restricted Party Screening oder Sanctioned Party Lists: Was ist der richtige Begriff?
Die ehrliche Antwort lautet: „Alles von allem“. Einige dieser Begriffe sind kontextspezifisch. Wenn Sie das Wort „Screening“ sehen, lesen Sie über die Prozesse. Das Wort „Listen“ bezieht sich auf die verschiedenen Quellen der Daten, die dem Screening-Prozess und den anschließenden Screening-Ergebnissen zugrunde liegen.
Die Austauschbarkeit dieser Begriffe hat manchmal zu der Annahme geführt, dass es sich tatsächlich um unterschiedliche Dinge handelt. Die Wahrheit ist, dass diese Begriffe subjektiv sind und oft von der Präferenz des Sprechers oder der Organisation abhängen.
Der Begriff „ausgeschlossener Beteiligter“ ist ebenfalls gebräuchlich und wird oft austauschbar verwendet, wenn von einem eingeschränkten, verweigerten oder sanktionierten Beteiligten die Rede ist. Dies bezieht sich auf eine Person oder Organisation, die auf einer Liste steht.
Was sind die Quellen dieser Listen?
Die wichtigsten Listenquellen für US-Unternehmen sind: Das Bureau of Industry and Security(BIS) (ausgesprochen: Be Eye Ess, nicht „biss„), das Office of Foreign Assets Control(OFAC) (ausgesprochen: „Oh-Fak„) und das Department of State/Directorateof Defense Trade Controls (DDTC). Andere gängige Listen, die überprüft werden, sind unter anderem die General Services Administration (GSA, zu finden auf der Website System for Awards Management; SAM.GOV), verschiedene Listen der Bundespolizei (FBI, DEA usw.) und die Vereinten Nationen oder die Europäische Union. Es gibt mehr verfügbare Listen, als man aufzählen könnte, aber das ist ein Thema für einen anderen Tag.
Wer sollte untersucht werden?
Kurz gesagt, jeder und jede Transaktion – sei es ein Austausch von materiellen Gütern und Dienstleistungen oder von Finanzen – sollte überprüft werden. Generell sollte jede Partei, an die ein Produkt oder eine Information weitergegeben wird, der Endverbraucher und die Kette von Einzelpersonen und Unternehmen dazwischen überprüft werden. Das Screening kann auch bei Kontakten, Besuchern und Mitarbeitern eingesetzt werden – obwohl die Listen, die überprüft werden, für jeden dieser Zwecke unterschiedlich sein können. So ist die Liste der General Services Administration möglicherweise nicht für Organisationen geeignet, die keine Geschäfte mit der US-Regierung tätigen.
Wer sollte das Screening durchführen?
Das hängt wirklich von der Organisation ab. In einigen Unternehmen gibt es eine zentrale Stelle für die Einhaltung von Handelsbestimmungen, die alle eingegebenen Informationen überprüft, z. B. bei der Auftragseingabe durch Kundendienstmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer. Einige Unternehmen nutzen bestehende Geschäftssysteme und haben sich dafür entschieden, das Screening an einem oder mehreren Punkten in ihren Arbeitsablauf zu integrieren.
Unsere Erfahrung hat uns gezeigt, dass Unternehmen mit den effektivsten Programmen zur Einhaltung von Handelsbestimmungen die grundlegenden Regeln und Vorschriften der Compliance auf allen Ebenen ihres Unternehmens hervorheben. Dies setzt einen geschäftlichen Standard und setzt die besten Praktiken im gesamten Unternehmen durch.
Wann sollte das Screening stattfinden?
Auch hier ist die Entscheidung vom Unternehmen abhängig. Unternehmen können sich dafür entscheiden, potenzielle Kunden oder Lieferanten beim ersten Kontakt zu überprüfen. Manche überprüfen sie erneut, wenn Aufträge oder Finanzen den Besitzer wechseln, und wiederholen diesen Vorgang bei jedem Auftrag. Andere Unternehmen lassen eine automatisierte erneute Überprüfung durchführen, anstatt sie manuell vorzunehmen. Besucher können bei der Anmeldung zu einer Führung oder bei ihrer Ankunft vor Ort überprüft werden. Wichtig ist, dass die Überprüfung den Zielen der Organisation entspricht, d.h. dass sichergestellt wird, dass keine Waren, Technologien, Informationen oder Finanzmittel unter Verletzung der Exportbestimmungen transferiert werden.
Ein abschreckendes Beispiel: Wenn die Vorsorgeuntersuchung zu kurz und zu spät kommt
Als ich vor einigen Jahren an einer Konferenz zum Thema Exportkontrolle teilnahm, drehte sich die Diskussion, an der auch ein Vertreter des Department of Homeland Security und erfahrene Fachleute für die Einhaltung von Handelsbestimmungen eines Fortune 500-Unternehmens teilnahmen, um einen extremen Fall von Nachlässigkeit bei der Einhaltung von Exportbestimmungen.
Den Teilnehmern wurde die Geschichte einer Organisation erzählt, die Mitte der 2000er Jahre unwissentlich Verstöße begangen hatte. Diese Organisation verfügte über ein automatisiertes Screening-System, das unter anderem die Suche nach IP-Adressen ermöglichte.
Diese Organisation geriet in große Schwierigkeiten, als sie erst nach dem Versand ihrer Produkte erfuhr, dass das Empfängerunternehmen auf einer Liste der zu überwachenden Parteien stand. Wie konnte das passieren?
In einem Versuch, effizienter zu arbeiten, entschied man sich in dem Unternehmen dafür, bereits beim Versand nach eingeschränkten Parteien zu suchen, d.h. wenn das Lagerpersonal die täglichen Sendungen erfasst. Damals verwarf das Management die Idee, dass der Zeitpunkt zu spät sei. Sie machten dann einen zweiten kritischen Fehler, der sich wahrscheinlich auf die frühere Entscheidung auswirkte, erst spät im Versandprozess zu prüfen: Sie gingen davon aus, dass ihr Spediteur eine Bestellung selbst prüfen und stoppen würde, wenn sie gegen Exportgesetze verstoßen würde. Es ist erwähnenswert, dass der Spediteur auch kein robustes Programm zur Einhaltung von Exportgesetzen hatte, obwohl die Verantwortung letztendlich beim Versender lag.
Am Ende wurden die Verstöße auf relativ geringe Bußgelder heruntergeschraubt, mit dem Versprechen, das Trade-Compliance-Programm innerhalb der Organisation zu verbessern. Die ganze Tortur kostete Zeit und Geld – und die Unannehmlichkeiten einer Razzia der Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) in ihren Büros.
Trade Compliance 101: Eine Zusammenfassung des Restricted Party Screening, Teil 1
Wir hoffen, dass Sie die obigen Informationen hilfreich fanden, um mehr darüber zu erfahren, was Restricted Party Screening ist, welche verschiedenen Bezeichnungen es haben kann, wie Screening-Überwachungslisten in die Gleichung passen – und ein Beispiel für einige der Konsequenzen, die sich ergeben, wenn Sie sich nicht an die Vorschriften halten.
Der nächste Artikel in dieser Serie, Trade Compliance 101: Einführung in das Screening von eingeschränkten Parteien, Teil 2in dem einige reale Szenarien erörtert werden, die verdeutlichen, wie wichtig es ist, nach verweigerten und sanktionierten Parteien zu suchen und über das reine Screening hinaus weitere Sorgfaltspflichten zu erfüllen, ist jetzt verfügbar.
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Ein Glossar der Ideen in diesem Artikel:
Überprüfung auf eingeschränkte/verweigerte/sanktionierte Parteien: Der Prozess der Überprüfung von Kunden, Lieferanten, Besuchern und anderen Geschäftspartnern und verwandten Parteien mit Hilfe einer Suchmaschine, die diese Unternehmen mit eingeschränkten oder nicht zugelassenen Parteien abgleicht. Dies wird oft als RPS, DPS, DPL, SPL und SDN Screening bezeichnet.
Liste der eingeschränkten / abgelehnten / sanktionierten Parteien: Die Quellen der Entitätslisten, mit denen das Screening abgeglichen wird. Sie werden oft als RPL, DPL, SDN oder SPL bezeichnet.
Eingeschränkte / Abgelehnte / Sanktionierte / Ausgeschlossene Partei: Diese Begriffe beschreiben die Personen oder Organisationen, die auf den Listen der gesperrten Parteien erscheinen.
Bureau of Industry and Security: Eine Abteilung des US-Handelsministeriums, die für die Exportkontrolle und die Einhaltung von Vorschriften zuständig ist.
Office of Foreign Assets Control: Eine Abteilung des Finanzministeriums, die Finanz- und Handelsbestimmungen verwaltet und kontrolliert.
Directorate of Defense Trade Control: Eine Organisation des US-Außenministeriums, die für die Durchsetzung der internationalen Verkehrs- und Waffenvorschriften zuständig ist.