Die fünf besten Praktiken für das integrierte Denied Party Screening

Von Richard Smokorowski, Senior Implementation Consultant, Global Trade Intelligence, Descartes Systems Group

Eine wachsende Zahl von Unternehmen erforscht und übernimmt automatisierte Lösungen für das Screening von verweigerten Parteien, um die Komplexität der Einhaltung von Vorschriften und Handelsbestimmungen zu bewältigen.

Die Vorteile, die sich aus dieser Umstellung ergeben, wie z. B. reduzierte Kosten und gestraffte Prozesse, sprechen mehr als für ihre Notwendigkeit.

In diesem Artikel werden wir bewährte Integrationsverfahren erörtern, um Ihnen zu helfen, die Anforderungen, potenziellen Herausforderungen und zu vermeidenden Fallstricke besser zu verstehen und eine erfolgreiche Implementierung Ihrer automatisierten Lösung für das Screening von Drittanbietern zu planen.

Wann ist es also sinnvoll, die Überprüfung von abgelehnten Parteien zu automatisieren? Die Antwort lautet: immer. Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, die Automatisierung des Denied Party Screening beseitigt Lücken in Ihren Prozessen zur Einhaltung von Sanktionen. Es nimmt Ihnen die manuelle Arbeit bei Compliance-Aktivitäten wie der Suche nach eingeschränkten oder abgelehnten Parteien ab, steigert die Leistung Ihrer Due-Diligence-Bemühungen und verbessert die Produktivität und Erfahrung Ihrer Compliance-Beauftragten.

Obwohl das Risiko, ohne ein robustes, technologiegestütztes Programm zur Prüfung verweigerter Parteien zu arbeiten, in der heutigen komplexen Regulierungslandschaft extrem hoch ist, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ein Automatisierungs- und Integrationsprojekt erfolgreich durchzuführen. Die meisten dieser Probleme sind das Ergebnis schlecht definierter Anforderungen, unvorbereiteter Teams, begrenzter Ressourcen, unzureichender Kenntnisse über ihre Compliance-Verpflichtungen und unklarer Arbeitsabläufe zur Behebung von Mängeln. Darüber hinaus kann ein schlecht ausgeführtes Automatisierungsprojekt dazu führen, dass Unternehmen Schwierigkeiten haben, laufende Compliance-Risiken auf effiziente und kostengünstige Weise zu verwalten. Bevor wir uns mit den Bausteinen befassen, die ein Integrationsprojekt zum Erfolg führen, wollen wir einige Grundlagen erläutern.

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Was ist ein integriertes Denied Party Screening und warum brauchen Sie es?

Integrated Denied Party Screening ist eine Lösung, die die Möglichkeiten der Automatisierung und Integration nutzt, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, Screening- und andere Compliance-Aktivitäten direkt in den Geschäftssystemen durchzuführen, die sie für ihre alltäglichen Aufgaben nutzen, wie z. B. Kundenanwerbung, Verkauf, Auftragsabwicklung usw. Mit integrierten Compliance-Lösungen kann die Software für die Überprüfung von verweigerten Parteien in Standard-ERP- (wie SAP, Oracle und NetSuite) und CRM-Systeme (wie Salesforce) sowie in selbst entwickelte/interne Systeme eingebettet werden.

Abbildung 1: Übliche Arten von Geschäftssystemen, die mit Denied Party Screening Software integriert werden können

Unternehmen investieren jedes Jahr mehr und mehr Zeit und Geld in die Integration, um ihren Compliance-Teams die zusätzliche Arbeit zu ersparen, Namen manuell einzeln zu überprüfen, während sie die Möglichkeit haben, automatisch von jedem beliebigen Geschäftssystem aus zu prüfen, mit dem sie möglicherweise arbeiten.

Compliance-Verfahren, die nicht automatisiert und direkt in CRM-, Vertriebsplattform-, Auftrags- und Fakturierungssysteme oder andere Systeme integriert sind, die die geschäftliche Interaktion mit ^Dritten erleichtern, stellen ein Risiko und einen Verstoß dar, der nur darauf wartet, zu passieren. Mit dem automatisierten integrierten Screening verfügen Sie über ein umfassendes Screening-Programm, mit dem Sie alle „bösen Buben“ abfangen können, die versuchen, in Ihr Unternehmensnetzwerk einzudringen, da Ihre Due-Diligence-Prüfung schnell und nahtlos von Tag zu Tag durchgeführt wird. Sie müssen sich nicht darauf verlassen, dass sich jemand an das Screening erinnert, und Sie brauchen nicht viel Personal für das manuelle Screening, denn die integrierte Lösung übernimmt all das. Dies trägt dazu bei, den Arbeitsablauf zu optimieren und die Prozesse zu beschleunigen, während gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet wird.

Um diese neuen Compliance-Funktionen zu nutzen, wenden Unternehmen und branchenführende Anbieter verschiedene Ansätze an, die eine ordnungsgemäße Integration ihrer Geschäftsanwendungen und der Software für das Screening von Drittanbietern gewährleisten. Zu den fünf besten Praktiken gehören eine umfassende Planung, Koordinierung und Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams, die Ausrichtung der Screening-Lösung an den wichtigsten Unternehmenszielen, die Beauftragung des richtigen Anbieters für die Bereitstellung robuster Lösungen und die Weiterbildung der internen Compliance-Teams.

Sehen wir uns die einzelnen bewährten Verfahren und ihre Vorteile im Detail an.

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Best Practices und Vorteile

1. Plan

Detaillierte Analyse und Definition des zukünftigen Denied Party Screening Prozesses

Bereiten Sie sich gut darauf vor, wie das Ergebnis einer erfolgreichen integrierten Lösung für das Screening von verleugneten Parteien aussehen soll. Dies beginnt mit der Dokumentation Ihrer organisatorischen Anforderungen aus betrieblicher, gesetzlicher und risikotoleranter Sicht. In dem detaillierten Dokument sollten alle Elemente hervorgehoben werden, die eingerichtet, verwaltet und aufeinander abgestimmt werden müssen, um ein automatisiertes Denied Party Screening erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Bevor Sie mit einem Anbieter sprechen, müssen Sie zunächst auf Ihrer Seite Details wie Ihren Reifegrad für das integrierte Denied-Party-Screening festlegen, um zu vermeiden, dass Sie zu viel Geld ausgeben oder eine Lösung nicht voll ausschöpfen. Haben Sie den richtigen Anwendungsfall dafür? Ein häufiger Grund für den Übergang von der manuellen zur automatisierten Prüfung ist die Tatsache, dass die zu prüfende Datenmenge eine Herausforderung für die schnelle Verarbeitung darstellt.

Häufig wird die Frage gestellt, wann genau der Übergang vom manuellen zum automatisierten Screening erfolgen soll? Es gibt nicht die eine Zahl, aber ein Blick auf die Effektivität und Effizienz Ihres Compliance-Programms sollte diese Entscheidung leiten.

Ein Plan zur Automatisierung des Screening-Prozesses für verweigerte Parteien sollte immer zu Ihren langfristigen Zielen gehören. Für Unternehmen mit einem geringeren Screening-Volumen, die nicht unbedingt über das Budget, die technische Infrastruktur oder die Fähigkeiten zur Automatisierung verfügen, kann eine manuelle Lösung jedoch durchaus sinnvoll sein, solange die Mitarbeiter den Arbeitsablauf korrekt befolgen. In kleinem Umfang, vielleicht bei nur 10 Unternehmen pro Monat, können Unternehmen dies mit einem kleinen Team manuell erledigen. Aber wenn die Zahl der Untersuchungen von zehn auf 40 oder mehr ansteigt, wird dieser manuelle Ansatz unbrauchbar. Menschliches Versagen wird zu einem ständigen Faktor, und die Produktivität beginnt zu sinken, insbesondere auf lange Sicht, wenn die Wahrscheinlichkeit menschlichen Versagens aufgrund der monotonen und langweiligen Arbeit zunimmt.

Ein weiteres Detail, das in der Planungsphase berücksichtigt werden muss, ist die Frage, ob Sie über die richtige Infrastruktur verfügen, um sie zu integrieren. Ist alles papierbasiert oder haben Sie eine CRM/ERP-Plattform? Die richtige technische Infrastruktur kann zur Senkung der Gesamtkosten beitragen Kosten für die integrierte Prüfung verweigerter Parteien und beschleunigen das gesamte Projekt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine CRM-Plattform wie Salesforce implementiert hat, bieten wir mit dem integrierten Denied-Party-Screening von Descartes eine sofort einsatzbereite Lösung an, so dass das Unternehmen nicht einmal ein technisches Team für die Installation benötigt und die automatische Integration mit unserer Software nur einen Tag dauern kann. Selbst wenn Ihr Screening-Volumen gering ist, ist dies eine kostengünstige Möglichkeit, das Screening automatisch über Salesforce zu starten.

Schließlich muss Ihr Plan Antworten auf Fragen enthalten wie: Wer wird an der Überprüfung beteiligt sein? Was muss überprüft werden? Wann sollte das Screening stattfinden? Wer wird die Ergebnisse überprüfen? Was ist zu tun, wenn Namensübereinstimmungen generiert werden? Werden Dinge auf Eis gelegt oder blockiert?

Viele dieser internen Diskussionen müssen stattfinden, bevor ein Kauf getätigt wird. Andernfalls verlangsamt sich die Integration, da eine automatisierte Lösung für das Screening von verweigerten Parteien nicht fertiggestellt werden kann, ohne dass diese Entscheidungen am vorderen Ende getroffen werden.

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2. Koordinieren und zusammenarbeiten

Überbrücken Sie alle Lücken zwischen dem technischen und dem geschäftlichen Team

Unserer Erfahrung nach besteht eine der größten Hürden für ein erfolgreiches Integrationsprojekt für Compliance-Software darin, dass das technische Team und das Compliance-Team nicht zusammenarbeiten – das ist ein Rezept für eine Katastrophe. Wir haben dies auf zwei Arten erlebt:

Die Koordinierung zwischen dem Geschäfts-/Einkaufsteam und dem IT-Team stellt sicher, dass das integrierte Denied-Party-Screening-Projekt nicht ins Stocken gerät und dass die gewünschte Lösung nicht hinter den Anforderungen des Unternehmens zurückbleibt. Alle Parameter müssen sowohl von der Geschäftseinheit als auch vom technischen Team festgelegt und vereinbart werden. Da Compliance-Risiken in vielen organisatorischen Bereichen bestehen, müssen Unternehmen mit einem unternehmensweiten Compliance-Ansatz, an dem mehrere Gruppen wie Rechtsabteilung, Compliance, Beschaffung, Marketing usw. beteiligt sind, eine klare Führung haben und Entscheidungen treffen, damit die unterschiedlichen Vorstellungen darüber, wie die Dinge ablaufen sollen, den Fortschritt nicht behindern.

Abbildung 2: Mehrere Geschäftsbereiche sind für die Einhaltung von Sanktionen verantwortlich

3. Fokus auf Geschäftsergebnisse

Identifizieren Sie das gesamte Spektrum der Prozesse, die Sie mit integrieren müssen

Ein starkes Programm zur Einhaltung von Handels- und Rechtsvorschriften sollte operative, taktische und strategische Aktivitäten abdecken, um den Schutz zu gewährleisten, den Unternehmen heute benötigen, und gleichzeitig Wachstumsziele zu unterstützen. Bei der Entwicklung der integrierten Lösung sollte der Schwerpunkt auf der Umsetzung der geschäftlichen Prioritäten liegen und die Verbesserung der Einhaltung der Vorschriften.

Ihre integrierte Lösung für das Screening von Drittanbietern muss in der Lage sein, eine Vielzahl von Szenarien und Geschäftssystemen abzudecken, auf die sich Ihr Unternehmen bei der Durchführung verschiedener Aufgaben stützt. Risiken betreffen alle Bereiche eines Unternehmens, so dass ein unternehmensweiter Ansatz die Risiken nicht nur auf der Ebene der Geschäftseinheit oder des Prozesses, sondern auf der Ebene der einzelnen Aktivitäten ermittelt. Im Verkaufsprozess beispielsweise verhindert ein Screening auf abgelehnte Parteien während der Akquise, dass das Unternehmen bereits in diesem frühen Stadium mit „schlechten Akteuren“ zusammenarbeitet.

Um dieses Schutzniveau zu erreichen, muss das Unternehmen das Screening verweigerter Parteien in alle internen Systeme integrieren, die es zur Steuerung des Vertriebsprozesses verwendet, wie Salesforce oder andere CRM-Plattformen. Es ist ein entscheidender Schritt, alle Geschäftsprozesse auf ihre Gefährdung hin zu untersuchen, um die internen und externen Risiken für die Einhaltung von Sanktionen zu erfassen, die für Ihr Unternehmen typisch sind.

Bei Descartes stellen wir fest, dass immer mehr Unternehmen mehrere Systeme integrieren, weil sie sicherstellen wollen, dass alle Lücken in ihrem Compliance-Programm geschlossen werden. Es gibt Szenarien, in denen Kunden in einem Teil der Welt Microsoft Dynamics als ERP einsetzen, während sie in einer anderen Region SAP verwenden, um Aufträge und Sendungen auf Transaktionsebene zu prüfen, und dann Salesforce in einer weiteren Region. We have bridged and integrated these platforms into one unified solution with a single interface.

Andere Geschäftsanwendungen, in die Descartes häufig integriert ist, sind NetSuite, Oracle, HR-Software wie Workday, und PeopleSoft. Unsere Kunden haben auch Screenings von Drittanbietern in ihre eigenen internen Systeme integriert. Es muss also nicht unbedingt ein System von der Stange sein, sondern kann auch etwas sein, das Sie intern in Ihrer eigenen Umgebung erstellt oder entwickelt haben. Solange die Plattform programmatisch Webservice-Aufrufe tätigen kann, haben wir keine Probleme mit der Integration.

Tipp: Bei der Integration in ein System ist es von entscheidender Bedeutung, die Qualität der im System zu erfassenden Daten zu kennen, da dies ein wesentlicher Faktor ist, der sich auf die Genauigkeit und Relevanz der Ergebnisse Ihres Denial-Party-Screenings auswirkt. Wenn Sie beispielsweise eine interne Anwendung wie PeopleSoft oder Salesforce integrieren, haben Sie die direkte Kontrolle über Ihre Datenqualität, da Ihre Mitarbeiter für die Erstellung dieser Konten und Kontakte verantwortlich sind. In Systemen wie E-Commerce-Plattformen hingegen werden die Daten von Kunden eingegeben, die manchmal Spitznamen verwenden und unvollständige Angaben machen. Bei dieser Art von Herausforderung ist die Implementierung von Kontrollen zur Verbesserung der Datenqualität von entscheidender Bedeutung.

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4. Experten zu Rate ziehen

Finden Sie den richtigen Anbieter für das Denied Party Screening für Ihre Bedürfnisse

Ihr Anbieter von Screening-Software sollte in der Lage sein, eine plattformunabhängige Lösung anzubieten, die sich problemlos in Ihr technologisches Ökosystem integrieren lässt, unabhängig davon, ob es sich um ein Standard- oder ein selbst entwickeltes System handelt.

Unternehmen sind manchmal besorgt oder ängstlich, wenn es um die Übernahme von Integrationsprojekten geht, weil sie den Aufwand und die erforderlichen Ressourcen nicht einschätzen können. Es stimmt zwar, dass manche Integrationsprojekte sehr arbeitsintensiv sein können und möglicherweise bestehende Systeme stören, aber im Zusammenhang mit der Integration des Screenings von verweigerten Parteien sollte dies nicht der Fall sein.

Abbildung 3: Übersicht über die Funktionsweise des integrierten Screenings

Im Folgenden stellen wir einige der häufigsten Probleme vor und erläutern, wie eine erstklassige Lösung diese beheben kann.

Die Unterstützung durch einen erfahrenen und sachkundigen Anbieter kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter in der Lage ist, die automatisierte Lösung auf der Grundlage der definierten Geschäftsanforderungen zu implementieren und zu integrieren. Wir hatten Kunden, die noch nie ein Screening mit abgelehnten Parteien durchgeführt haben und sich dieser Aufgabe zum ersten Mal stellten. In diesem Fall konnten sie sich auf unsere Erfahrung verlassen und unser Fachwissen für die Verwaltung ihres Integrationsprojekts nutzen. Vom Implementierungsteam bis zum Kundensupportteam stellen wir ihnen Best Practices zur Verfügung, die sich bei zahlreichen ähnlichen Organisationen bewährt haben.

5. Talente verwalten

Akzeptieren Sie die Notwendigkeit, sich weiterzubilden, um dauerhaft erfolgreich zu sein

Automatisierte Lösungen zur Einhaltung von Vorschriften verändern Geschäftsprozesse und fügen neue Funktionen hinzu. Dies wiederum setzt voraus, dass das Compliance-Team und alle an der Arbeit mit der integrierten Drittanbieter-Screening-Plattform Beteiligten über die richtigen Fähigkeiten zur Nutzung der Tools verfügen. Dies ist eine wichtige Best Practice, um sicherzustellen, dass die neue Lösung über die Implementierungsphase hinaus erfolgreich ist und sich die Investition frühzeitig auszahlt.

Durch die Einrichtung leicht zugänglicher Wissenszentren, die Planung regelmäßiger Webinare und die Auswahl eines Vertriebspartners, der zusätzliche Ressourcen und kostenlose Schulungen als Teil seines Serviceangebots bereitstellt, können Sie Ihrem Compliance-Team häufige und relevante Schulungen anbieten.

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Descartes Denied Party Screening lässt sich in alle wichtigen Geschäftssysteme integrieren

Descartes ist ein Anbieter einer branchenführenden Suite von Lösungen für das Denied Party Screening und das Risikomanagement von ^{Drittanbietern} sowie von Handelsinhalten für führende Geschäftssysteme, die mit minimaler Unterbrechung, manchmal in weniger als einer Stunde, integriert werden können.

Mit erstklassigen Funktionen und einem menschenzentrierten Automatisierungsansatz ermöglichen es unsere einfachen und unkomplizierten Integrationslösungen Unternehmen, Screening-Funktionen von Drittanbietern schnell mit ihren Geschäftsanwendungen im gesamten Unternehmen zu verbinden, um Compliance-Prozesse zu verbessern, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und das Geschäftswachstum weltweit voranzutreiben.

Descartes Visual Compliance und Descartes MK Denied Party Screening sind flexible und modulare Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, die spezifischen und präzisen Funktionen und Inhalte auszuwählen, die sie für ihre individuellen Compliance-Anforderungen benötigen, und sie später nach Bedarf zu erweitern.

Erfahren Sie, was unsere Kunden über Descartes Denied Party Screening auf G2 – einer Online-Plattform zur Bewertung von Unternehmenssoftware durch Dritte. Darüber hinaus können Sie diesen wichtigen Leitfaden zum Denied Party Screening lesen, der Ihnen bei der Auswahl einer für Ihre Bedürfnisse geeigneten Lösung hilft.