Das Office of Foreign Assets Control (OFAC ) des US-Finanzministeriums hat vor kurzem eine Interimsvorschrift herausgegeben, mit der die Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen an die aktualisierte 10-jährige Verjährungsfrist angepasst werden. Diese Änderung tritt am 12. März 2025 in Kraft und gibt Unternehmen Zeit, die OFAC-Compliance-Prozesse zu überarbeiten oder zu implementieren, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.

Für Unternehmen, die die Komplexität des globalen Handels bewältigen müssen, unterstreichen die aktualisierten Verjährungsfristen und die längeren Aufbewahrungsfristen für Unterlagen die wichtige Rolle einer genauen Dokumentation bei der Einhaltung der Vorschriften. Diese Änderungen erhöhen jedoch auch die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften und verstärken das Risiko erheblicher Geldstrafen bei Nichteinhaltung.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da die Nichtüberarbeitung und Anpassung der Aufzeichnungsprozesse zu Geldstrafen führen kann – und in einigen Fällen können diese alle 30 Tage für den gesamten 10-Jahres-Zeitraum anfallen.

In diesem Artikel werden wir die neuen Aufzeichnungsregeln aufschlüsseln, die Schlüsselelemente skizzieren, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken können, und umsetzbare Erkenntnisse liefern, die Ihrem Unternehmen helfen, sich an diese neuen Verpflichtungen anzupassen und gleichzeitig hohe OFAC-Compliance-Standards einzuhalten.

Key Takeaways

  • Die OFAC-Compliance-Anforderungen schreiben nun vor, dass Transaktionsaufzeichnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, was mit der aktualisierten Verjährungsfrist für Sanktionsverstöße übereinstimmt.
  • Die Geldstrafe für die Nichteinhaltung wurde angepasst, um wiederkehrende Bußgelder für einige Transaktionen einzubeziehen, die alle 30 Tage über den Zeitraum von 10 Jahren anfallen können.
  • Die Überarbeitung oder Einführung solider Aufzeichnungs- und Datenverwaltungspraktiken ist unerlässlich, um die Einhaltung der OFAC-Vorschriften zu erleichtern und das Risiko von Strafen zu mindern.
  • Der Einsatz einer fortschrittlichen OFAC-Screening-Software mit starken Berichts- und Audit-Funktionen ist entscheidend, um nicht-konforme Transaktionen zu verhindern und sicherzustellen, dass eine detaillierte Dokumentation im Bedarfsfall leicht zugänglich ist.

Überblick über die neuen OFAC-Aufzeichnungspflichten

Im April 2024 hat Präsident Biden das Gesetz „21st Century Peace through Strength Act“ (Frieden durch Stärke im 21. Jahrhundert) unterzeichnet, mit dem wichtige Aktualisierungen der Compliance-Vorschriften eingeführt wurden. Zu diesen Änderungen gehört die Verlängerung der Verjährungsfrist für zivil- oder strafrechtliche Verstöße gegen OFAC-Sanktionen gemäß dem Trading with the Enemy Act (TWEA) oder dem International Emergency Economic Powers Act (IEEPA).

Diese Gesetzgebung erhöht die Verjährungsfrist von 5 auf 10 Jahre, was die OFAC dazu veranlasst hat, eine vorläufige endgültige Regelung zu veröffentlichen, mit der die Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen an den neuen Zeitrahmen angepasst werden.

Die neue Regelung verlangt, dass jede Organisation zehn Jahre lang vollständige und genaue Aufzeichnungen über jede Transaktion aufbewahrt, die den OFAC-Sanktionen unterliegt. Die Vorschriften zur Kontrolle kubanischer Vermögenswerte (Cuban Assets Control Regulations, CACR) wurden durch diese Regelung ebenfalls aktualisiert und verlangen von Dienstleistern wie Reise-, Transport- und Überweisungsunternehmen, die unter bestimmten allgemeinen Lizenzen tätig sind, dass sie nach jeder Transaktion mindestens 10 Jahre lang Bestätigungen über die Einhaltung der Vorschriften aufbewahren. Insbesondere gilt die neue 10-jährige Verjährungsfrist für Verstöße, die nach dem 24. April 2019 begangen wurden – nicht nach der Unterzeichnung des Gesetzes. Die vorläufige endgültige Regelung ändert jedoch nicht die Durchsetzungsrichtlinien des OFAC in Bezug auf die Sanktionshistorie. Das bedeutet, dass die OFAC bei der Bewertung eines möglichen Sanktionsverstoßes weiterhin nur Transaktionen aus den fünf Jahren vor dem Verstoß berücksichtigen wird. Die neuen Aufzeichnungsvorschriften werden am 12. März 2025 in Kraft treten.

Was die neuen OFAC-Richtlinien für Unternehmen bedeuten

Die aktualisierten OFAC-Aufzeichnungsanforderungen bedeuten bedeutende Veränderungen für Unternehmen, die im globalen Handel tätig sind. Alle Organisationen, sowohl ausländische als auch inländische, die den OFAC-Bestimmungen unterliegen, müssen ihre Prozesse zur Einhaltung der Handelsbestimmungen anpassen, um den längeren Zeitrahmen einzuhalten und sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen über die vollen 10 Jahre aufbewahrt werden.

In der OFAC-Ankündigung heißt es: „Die Belastung durch die Aufbewahrungspflicht, die durch diese Vorschrift auferlegt wird, ist minimal, da die Aufzeichnungen, die aufbewahrt werden müssen, wahrscheinlich im Rahmen der üblichen Geschäftspraxis aufbewahrt werden.“ Während dies für einige zutreffen mag, werden viele Organisationen bei der Anpassung von Compliance-Systemen, die ursprünglich für eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren ausgelegt waren, vor operativen und finanziellen Herausforderungen stehen.

Es ist erwähnenswert, dass der 10-Jahres-Zeitrahmen „ab dem Datum der Transaktion [the] “ beginnt, was bedeutet, dass die tatsächliche Dauer für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen gelegentlich 10 Jahre überschreiten kann. Für gesperrtes Eigentum beginnt die Aufbewahrungsfrist erst, wenn das Eigentum freigegeben wird. In einigen Fällen könnte die Aufbewahrungspflicht für gesperrtes Eigentum daher praktisch unbegrenzt sein.

Im Folgenden erfahren Sie, wie sich die neuen OFAC-Aufzeichnungspflichten auf Unternehmen auswirken:

  • Größere Notwendigkeit zur genauen Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist erfordert eine Aktualisierung der aktuellen Datenverwaltungsprozesse oder die Einführung völlig neuer Verfahren. Ihr Unternehmen muss darauf vorbereitet sein, relevante Transaktionen für den neuen 10-Jahres-Zeitraum zu speichern.
  • Höhere Strafrisiken bei Nichteinhaltung der Vorschriften: Da mehr Zeit für die Untersuchung von Verstößen zur Verfügung steht, besteht für Unternehmen ein höheres Risiko von Durchsetzungsmaßnahmen, wenn die Aufzeichnungen unvollständig sind oder nicht ordnungsgemäß geführt werden. Die Strafe für die verspätete Einreichung wurde erhöht und gilt für die gesamte Dauer von 10 Jahren. Die Durchsetzungsrichtlinien für Wirtschaftssanktionen sind jetzt:
    • $3.550 für verspätete Einreichungen innerhalb der ersten 30 Tage
    • $7.104, wenn mehr als 30 Tage zu spät eingereicht
    • Wenn es sich um gesperrte Vermögenswerte handelt, kann die Strafe zusätzlich $1.422 pro 30 Tage Verzug betragen, wobei eine Verjährungsfrist von bis zu 10 Jahren gilt.
  • Erweiterter Umfang der aufgezeichneten Daten: Bei den Daten, die aufgezeichnet werden müssen, handelt es sich nun um eine „vollständige und genaue Aufzeichnung jeder Transaktion“, die nicht von Transaktionen im Rahmen von Lizenzen oder anderweitig beeinflusst wird. Während dies bereits als bewährte Praxis galt, ist es nun unerlässlich, die Prozesse zu aktualisieren – von der Ausführung von Transaktionen bis hin zur Speicherung von Aufzeichnungen – um sicherzustellen, dass eine beträchtliche Menge an Informationen genau erfasst wird. Dazu gehören Transaktionsaufzeichnungen, Kundenzertifizierungen und Compliance-bezogene Mitteilungen.
  • Erhöhte technologische Anforderungen: Unternehmen müssen möglicherweise in Compliance-Software investieren oder diese aktualisieren, um Aufzeichnungen effizient zu verwalten und zu speichern, die Nachverfolgung zu automatisieren und die Prüfungsbereitschaft für den erweiterten Zeitrahmen sicherzustellen.
  • Größeres Risiko bei Verstößen: Durch die Verlängerung der Verjährungsfrist verdoppelt sich die Haftung für eine riskante Transaktion effektiv. Eine einzige nicht konforme Transaktion kann nun zu einem zehnjährigen Verstoß führen. Daher ist es wichtiger denn je, Geschäftsbeziehungen gründlich auf verweigerte Parteien zu überprüfen, sorgfältige OFAC-Compliance-Prozesse zu implementieren, umfassende Datenverwaltungspraktiken einzuführen und regelmäßige Audits durchzuführen.
  • Erhöhte Wahrscheinlichkeit einer behördlichen Prüfung: Da die Verjährungsfrist für eine bestimmte Transaktion nun ein Jahrzehnt beträgt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Transaktion geprüft wird, viel größer als bei einem Zeitraum von fünf Jahren. Robuste OFAC-Compliance- und Datenverwaltungspraktiken sind entscheidend für den dauerhaften Erfolg Ihres Unternehmens.
  • Stärkerer Bedarf an Rechts- und Compliance-Aufsicht: Rechts- und Compliance-Teams müssen eng zusammenarbeiten, um die Anforderungen zu interpretieren und eine nahtlose Integration in die Geschäftsabläufe zu gewährleisten, um Verstöße zu verhindern, die zu Strafen führen könnten.

Wie sich Unternehmen auf die neuen OFAC-Vorschriften vorbereiten können

Die aktualisierten OFAC-Aufzeichnungspflichten sehen erweiterte Compliance-Maßnahmen vor, die für Unternehmen eine Herausforderung darstellen können. Diese neuen Änderungen gelten für alle Transaktionen, die den OFAC-Sanktionen unterliegen, und verlängern den Zeitraum, in dem Strafen für die verspätete Einreichung der erforderlichen Berichte verhängt werden können. Die geschäftlichen Auswirkungen machen deutlich, dass ein proaktiver Ansatz erforderlich ist, um das Risiko von Verstößen zu minimieren.

Lassen Sie uns einige praktische Schritte erkunden, die Sie unternehmen können, um Prozesse anzupassen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen:

  • Verstehen Sie die neuen OFAC-Anforderungen

    Aktion: Machen Sie sich mit den spezifischen Änderungen in der Interim Final Rule des OFAC vertraut, insbesondere mit der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist für Transaktionen und Bescheinigungen im Zusammenhang mit allgemeinen Lizenzen.

    Lösung: Lassen Sie sich von Anwälten oder Beratern beraten, um zu verstehen, wie sich die Änderungen speziell auf Ihren Betrieb auswirken.

    • Führen Sie eine Lückenanalyse der OFAC-Compliance-Praktiken durch

    Aktion: Prüfen Sie die aktuellen Aufzeichnungs- und Compliance-Praktiken, um Bereiche zu identifizieren, die aktualisiert werden müssen. Stellen Sie fest, ob Ihre bestehenden Datenaufbewahrungssysteme den erweiterten Zeitrahmen und die erforderlichen neuen Datenfelder abdecken können.

    Lösung: Verwenden Sie ein Lückenanalyse-Tool, um die aktuellen Praktiken mit den neuen OFAC-Anforderungen zu vergleichen. Einige führende Anbieter von OFAC-Compliance-Lösungen bieten Ressourcen mit vorgefertigten Lückenanalyse-Vorlagen und anpassbaren Checklisten, die den Prozess vereinfachen können. Ein paar Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:

    • Werden alle erforderlichen Berichte korrekt und rechtzeitig eingereicht?
    • Werden sensible Transaktionsdaten ausreichend detailliert erfasst?
    • Kann das System Datensätze ein Jahrzehnt lang speichern?
    • Aktualisieren Sie die Aufzeichnungsrichtlinien

    Aktion: Beheben Sie festgestellte Lücken durch die Einführung neuer Prozesse oder Tools. Definieren Sie klar die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Aufbewahrung genauer und vollständiger Aufzeichnungen über den Zeitraum von 10 Jahren. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien unbefristete Aufbewahrungsanforderungen für bestimmte Transaktionen, wie z.B. gesperrtes Eigentum, berücksichtigen.

    Lösung: Arbeiten Sie mit Rechtsexperten und Anbietern von Softwarelösungen für die Einhaltung von Handelsbestimmungen zusammen, die Technologie mit fachkundiger Beratung kombinieren , um Ihr gesamtes OFAC-Compliance-System zu stärken. Die Richtlinie sollte Anleitungen zur Erstellung eines Zeitplans für die Aufbewahrung von Unterlagen enthalten, einschließlich der Frage, wie Unterlagen, die die Frist überschritten haben, entsorgt/vernichtet werden können.

    • Führen Sie fortschrittliche Software zur Einhaltung von Handelsbestimmungen ein

    Aktion: Implementieren oder aktualisieren Sie eine Software zur Einhaltung von Handelsbestimmungen, die Daten über längere Zeiträume sicher speichern, Aufbewahrungsfristen verfolgen und risikoreiche Transaktionen überprüfen kann. Vergewissern Sie sich, dass Ihr System skalierbar ist, um das wachsende Volumen an Datensätzen zu bewältigen.

    Lösung: Wählen Sie eine Software für die Einhaltung von Handelsbestimmungen, die die Compliance-Dokumentation zentralisiert, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen automatisiert, eine gründliche OFAC SDN-Suche unterstützt und sicherstellt, dass die Transaktionshistorie für den vorgeschriebenen Zeitraum von 10 Jahren sicher archiviert wird.

    • Sorgen Sie für eine genaue und umfassende Datenverwaltung

    Aktion: Richten Sie ein zentrales digitales Repository für Compliance-Daten ein, um eine effiziente Speicherung und Abfrage zu ermöglichen.

    Lösung: Nutzen Sie Lösungen zur Einhaltung der OFAC-Vorschriften, die eine nahtlose Integration in bestehende ERP-, CRM- und andere Geschäftssysteme ermöglichen, um einen vollständigen und konformen Datenpfad zu erhalten. Die Lösung sollte die verlängerte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren unterstützen und gleichzeitig die Zugänglichkeit der Daten bei Audits gewährleisten.

    • Durchführung der Due Diligence vor der Transaktion

    Aktion: Verstärken Sie die Sorgfaltspflicht, um Kunden, Lieferanten und Partner vor der Durchführung von Transaktionen zu überprüfen. Überprüfen Sie außerdem die Beziehungen zu Dritten, um sicherzustellen, dass deren Compliance-Praktiken mit Ihren aktualisierten Richtlinien übereinstimmen.

    Lösung: Setzen Sie automatisierte Softwarelösungen für das Screening von verweigerten Parteien ein, die ein umfassendes OFAC-Screening anhand aktueller Sanktionslisten zusammen mit Echtzeit-Risikobewertungs- und Transaktionsüberwachungs-Tools bieten.

    • Automatisieren Sie OFAC-Compliance-Workflows und vereinfachen Sie die Berichterstattungsprozesse

    Aktion: Ersetzen Sie manuelle Prozesse durch automatisierte Arbeitsabläufe, um eine konsequente Einhaltung der OFAC-Vorschriften zu gewährleisten. Priorisieren Sie die genaue und rechtzeitige Einreichung aller erforderlichen Berichte.

    Lösung: Entscheiden Sie sich für Tools, die die Berichterstattung rationalisieren und Kontrollpunkte für die Einhaltung von Handelsbestimmungen, wie z.B. die dynamische Prüfung von verweigerten Parteien und die Verfolgung der Dokumentation, in Ihre Geschäftsprozesse integrieren. Ihre OFAC-Compliance-Software sollte in der Lage sein, die Fristen für die Einreichung von Berichten zu verfolgen und Warnmeldungen bei unvollständigen oder verspäteten Berichten einzurichten.

    • Regelmäßige Prüfung und Stresstest der OFAC-Compliance-Programme

    Aktion: Planen Sie regelmäßige Audits Ihrer Compliance-Prozesse, um die Einhaltung der OFAC-Sanktionen und -Vorschriften einschließlich der aktualisierten Richtlinien zur Aufbewahrung von Unterlagen zu überprüfen. Dokumentieren Sie die Prüfungsergebnisse zur internen Verbesserung und zur möglichen Verwendung bei behördlichen Überprüfungen.

    Lösung: Nutzen Sie OFAC-Compliance-Lösungen mit Audit-Trail-Funktionen, die die Compliance-Bemühungen dokumentieren. Tools zur Nachverfolgung und Validierung von Due-Diligence-Aktivitäten können sicherstellen, dass Prüfprotokolle vorhanden, organisiert und zugänglich sind.

    • Datensicherheit verstärken

    Aktion: Implementieren Sie robuste Datensicherheitsmaßnahmen, um die Aufzeichnungen während des verlängerten Aufbewahrungszeitraums vor Verstößen zu schützen.

    Lösung: Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte Anbieter von Software für die Einhaltung von Handelsbestimmungen über robuste Protokolle verfügt, um alle Compliance-relevanten Daten sicher zu speichern und unbefugten Zugriff oder Verlust zu verhindern.

    • Verbessern Sie die Mitarbeiterschulung zur Pflege von Aufzeichnungen

    Aktion: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter laufend darüber, wie sie rote Flaggen bei Transaktionen erkennen und die OFAC-Compliance-Protokolle einhalten können, wobei der Schwerpunkt auf den neuen Aufzeichnungspflichten liegt. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, wie sie die erforderlichen Informationen effektiv erfassen, speichern und abrufen können.

    Lösung: Arbeiten Sie mit einem Lösungsanbieter zusammen, der integrierte Schulungsmodule und umfangreiche kostenlose Ressourcen anbietet, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und mit den besten Praktiken in Einklang zu bringen.

    Stärken Sie Ihr OFAC-Compliance-Programm mit Descartes Solutions

    Die Aktualisierung der OFAC Die aktualisierten OFAC-Aufzeichnungspflichten sind eine entscheidende Entwicklung in einer Reihe von Änderungen, die auf eine stärkere Durchsetzung von Sanktionen abzielen. Mit Strafen, die sich nun möglicherweise über ein Jahrzehnt erstrecken, ist der Einsatz für die Nichteinhaltung höher denn je.

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